Дописно писмо или документ је формално потписан запис који дефинише пројекат или организацију у писаној форми. Повеља је осмишљена тако да специфицира пројекат, укључујући циљеве и мисије. Са јасно дефинисаним циљевима, пројекат ће вероватно бити успешан. Ваша организација или компанија треба да изради и одобри писмо о чартеру пре него што предузме велики пројекат како би се осигурало сагласност о свим аспектима плана. Кораци за писање писма о чартеру могу се разликовати у зависности од вашег конкретног пројекта, али постоје неки општи кораци.
Укључите назив пројекта или организације на врх вашег уговора. Додајте име менаџера и све друге важне чланове организације.
Дефинишите циљеве и задатке ваше организације у уводном одломку ваше повеље. Побрините се да се сви чланови организације сложе око циљева и да су оствариви.
Одредите који ће бити захтеви да постанете члан ваше организације. На примјер, ако креирате цхартер писмо за омладински фудбалски клуб, у ваш цхартер укључите захтјеве за доб и боравак.
Организујте како ће се асоцијација покренути. Ако постоји одређена хијерархија, укључите те детаље у повељу. На пример, ако ваша организација има директоре, менаџере и вође тимова, требало би да наведете коме се свака позиција јавља.
Укључите одговорности сваког члана ваше организације или пројектног тима. Што више детаља додате у ваше писмо, то ће касније бити мање забуне.
Додајте посебан одељак у вашем писму о чартеру којим се наводи како да додате измене. Неизбјежно ћете се сјетити нечег другог што бисте касније могли укључити у вашу повељу. Израдите план са својом организацијом о начинима за додавање измјена.
Прегледајте писмо с члановима ваше организације. Покушајте да укључите што више информација. Ово је управни документ и треба да буде детаљан.
Потпишите и датирајте документ. Други чланови одбора који су помогли у креирању писма о закупу такође би требали потписати повељу. Доставите копије члановима ваше организације и пошаљите копије у евиденцију свог клуба.
