Компаније данас имају среће да имају много доступних алата који помажу у ефикасној комуникацији. Од апликација за слање порука до видео позива и платформи за онлине тимску сарадњу, не постоји недостатак начина за комуникацију са колегама, клијентима, партнерима и пословним актерима. Иако постоји неколико различитих система комуникације које предузећа могу уградити у своје свакодневне процесе, квалитета ефикасне комуникације и даље је потребна без обзира на то која се платформа користи.
Пажљиво слушајте разговор
Слушање је кључни елемент потребан за ефикасну комуникацију. У послу, важно је да се практикује активно слушање, што значи уложити напор да се чује и разуме оно што вам неко говори. Ако вам колега разговара о проблему са клијентом, важно је да разумете детаље пре него што уђете у решење.
Људи не воле да разговарају са неким ко не узима време да саслуша оно што они имају да кажу. Да бисте показали колеги да активно улажете у попис, можете да поновите или преформулишете делове њиховог разговора да бисте показали своје разумевање ситуације са клијентом. Постављање питања како би се разјаснили детаљи такође је начин да се активно слушају и добију свеобухватно разумевање велике слике.
Кнов Иоур Аудиенце
Модификовање поруке засноване на публици је критеријум за ефикасну комуникацију. Оно што имате да кажете једној особи неће бити право за другу на основу њихове улоге у организацији и њиховог познавања теме. Да бисте ефективно пренијели своју поруку, морате промијенити језик, тон и медиј тако да буде прикладан за вашу публику.
На пример, начин на који разговарате са руководиоцем у вашој организацији може се разликовати од начина на који разговарате са вршњаком, чак и ако је садржај ваше поруке исти. Неки људи користе више формалне језике са надређенима док користе колективни пословни језик. Култура ваше компаније ће такође утицати на начин на који комуницирате са интерним и екстерним заинтересованим странама.
Будите концизни, комплетни и исправни
Пружање сажете комуникације до тачке помаже да се избегне понављање и фрустрација. Уклањањем непотребних детаља из комуникације, можете смањити шансе за неспоразуме. Ових дана, распони пажње људи су кратки, тако да је преношење ваше поруке за десет минута ефикасније од узимања 30 минута. На пример, ако се састајете са клијентом о могућностима продаје, покажите им да поштујете њихово време тако што ћете одржати презентацију што је могуће прецизнијом.
Иако је ефикасна комуникација кратка и концизна, она такође мора бити потпуна. То значи да порука треба да укључи све релевантне чињенице и да буде логично организована, тако да је лако пратити. На основу тога са ким разговарате, можете да преузмете одређене аспекте њиховог знања, а истовремено дајте детаље који можда не знају. Пружање пуног значења поруке кључно је за ефикасно комуницирање. На пример, ако радите са новим пословним партнером и разговарате о набавним набавкама од њих, неопходно је да им доставите све спецификације материјала који су вам потребни. Без пружања драгоцених информација, добављач можда неће бити у могућности да испоручи праве делове, што може изазвати фрустрације, кашњења и лоше односе.
Обезбедити чињенице онакве какве јесу, а да их не претјерујемо, један је од квалитета добрих комуникацијских вјештина и избјегава нејасноће и конфузију. Ако, на пример, радите са жалбом коју клијент има код неког запосленог, морате да добијете повратне информације од обе стране да бисте разумели проблем.
Укључите повратне информације у поруку
Ефикасна комуникација подразумијева давање и примање правовремених повратних информација. Повратне информације помажу да и ви и особа с којом комуницирате покажете да ли је порука послата и примљена тачно. Ако су повратне информације потпуно изван базе, то може показати да нисте ефикасно комуницирали или да прималац није у потпуности разумио ваше значење.
У пословном окружењу, повратне информације су критичне када се ради у тиму. На пример, ако сте на руководећој позицији, мораћете да пружите својим запосленима конструктивне повратне информације о њиховом раду, њиховој улози и вештинама комуникације са клијентима. Повратне информације укључују и похвале, које могу повећати морал компаније и повећати пријатељство.
Поред пружања повратних информација, ефикасна комуникација захтева и њено примање. Конструктивне повратне информације су корисне за побољшање перформанси на послу. Ако сте, на пример, задужени да одржите говор током састанка на нивоу компаније, свакако питајте кључне чланове вашег особља за повратне информације након говора. Њихове повратне информације ће вам рећи да ли је ваш говор био ефикасан у преношењу ваше поруке, и показат ће вам да ли ваше особље разумије главне точке које желите да комуницирате. Њихове повратне информације ће вам такође показати подручја у којима требате побољшати своје комуникацијске вјештине. На пример, ако је критика била да је говор био предуг, знате да за следећи пут можете радити на томе да будете концизнији у својој комуникацији.
Покажите поштовање кроз ваш разговор
Поштовање људи са којима комуницирате важан је критеријум за ефикасну комуникацију. Људи су више мотивисани да сарађују са вама ако покажете поштовање према њима и њиховим идејама. На пример, ако први пут наиђете на перспективу, можете да покажете поштовање тако што ћете им се обратити користећи њихово име, што их чини задовољнима. Узимање времена за читање о њиховом пословању и обраћање њима у вашем разговору дуг је пут показивању могућности да их поштујете.
Ако разговарате са пословним партнером преко телефона, покажите своје поштовање тако што ћете остати фокусирани на разговор. Уместо да проверавате своју е-пошту или претражујете интернет док разговарате телефоном, остати у контакту са њима током телефонског позива је поштовање.
Када комуницирате путем е-поште са колегама, узмите још неколико минута да прочитате поруку, тако да нема грешака у писању и правописних или граматичких грешака. Показујете поштовање тако што ћете узети времена да пажљиво конструишете своју поруку.
Не заборавите на невербалну комуникацију
Речи које користимо да комуницирамо чине мање од 10% поруке коју преносимо. То значи да су невербални сигнали критични за ефикасну комуникацију. Тон вашег гласа показује начин на који се осећате када комуницирате. Ако желите да будете пријатељски, рецимо, будите сигурни да је ваш тон пријатељски.
Гестикулације руку, став и језик тела помажу да се пренесе значење ваших речи. Прелажење сигнала о рукама које кажете да сте дефанзивни или затворени док сте у контакту са очима показују да желите да успоставите везу.
Обратите пажњу на невербалне сигнале које преноси особа с којом разговарате. Њихов став, тон и говор тијела ће вам показати како се осјећају о ономе што говорите и могу помоћи у начину на који комуницирате с њима.
Захтеви доброг комуникационог система
Добар комуникациони систем захтева да изаберете прави комуникациони систем за тај посао. Са толико доступних опција као што су телефон, поруке, е-пошта и особа, морате одабрати медиј који најбоље одговара теми разговора. На пример, не бисте упутили шефа да напусти позицију или да затражи повишицу. Те врсте важних разговора треба да се одвијају лично. Слично томе, није вам потребан особни састанак за мање важне пословне проблеме, који се могу пренијети путем е-поште да бисте уштедели вријеме и ресурсе.
