Већина оних који раде бива бомбардована свакодневно бескрајним е-маиловима. Многе од ових е-порука се брзо скенирају и бришу, ако се уопште и отворе. Када шаљете пословну е-пошту колеги, запосленом или клијенту, не желите да то заврши у гомили одбацивања. Упознавање са пословним форматом е-поште може направити разлику између читања ваше е-поште и остављања у виртуалном канту за смеће.
Шта је пословни формат е-поште?
Формат пословне е-поште је добра пракса за слање било које врсте преписке у име ваше компаније. Он обезбеђује формалну структуру која вам помаже да пренесете вашу поруку и добијете одговор.
Елементи пословне е-поште укључују:
- Детаљна линија предмета. Користите линију теме која охрабрује читатеља да отвори вашу е-пошту. Што сте специфичнији, то боље. Укључите неколико речи о томе шта је е-порука - Састанак наредне седмице за расправу о приједлогу - уместо нејасне речи, као Здраво. Бити специфичан помаже да спријечите да ваша е-пошта буде ухваћена у филтеру за нежељену пошту, а да то никако не постане прималац.
- Професионални поздрав. Начин на који поздрављате особу зависи од вашег постојећег односа, ако га имате. Ако допирете до неког новог или који је на вишем положају, прикладно је користити формалнији поздрав Драги г. Јонес. Ако сте раније радили са овом особом и имате неформалнију везу, у реду је користити име особе, нпр Здраво, Ким. Уверите се да је име особе написано исправно, а адреса е-поште је тачна.
- Концизна порука. Тијело пословне е-поште треба бити изравно и до точке. Особа која је чита не мора увек имати пуно времена, тако да је немојте предуг и детаљна. Користите кратке реченице и параграфе и укључите само релевантне информације. На пример, реченица или две о томе зашто бисте желели да се састанете и предложена времена. Ово такође олакшава људима да прочитају поруку на својим телефонима, где је вероватно да ће отворити е-поруке. Обавезно користите основно форматирање е-поште, чак и ако сте у искушењу да користите много боја или емојија.
- Потпис. Када шаљете пословну е-пошту, увек је добро затворити са потписом е-поште. Укључите своје име, назив посла, компанију и контакт информације. Такође може да садржи и линкове на ваше друштвене медије или вебсајт, што олакшава приступ примаоцу. Само немојте укључивати толико информација да изгледа претрпано. Ваш потпис може бити унапред програмиран у подешавањима за е-пошту тако да се аутоматски укључује на било коју е-пошту коју шаљете.
Зашто требате знати пословни формат е-поште
Пословна е-пошта је у суштини као и свако друго пословно писмо, али послана електронским путем. И, као и свако пословно писмо, будите сигурни да користите исправан формат како бисте наишли што професионалније. Не желите да шаљете е-поруку која је превише необавезна или безлична, посебно за важну пословну забринутост.
Формат пословне е-поште пружа једноставну структуру која се може прилагодити било којој пословној е-пошти. Осмишљен је да каже приматељима тачно о чему се ради и охрабрује их да отворе е-пошту и прочитају је. Формат пословне е-поште такође вам омогућава да будете формални или повремени, у зависности од примаоца. Увек останите професионални и пријатељски у е-пошти. Пишите на начин који охрабрује примаоца да прочита вашу поруку и одговори на ваш захтјев.
Представљате свој посао са сваком е-поштом коју шаљете. Учење формата пословне е-поште може вам помоћи да оставите добар утисак како на оне са којима радите, тако и на оне са којима желите да радите.
Пример формата пословне е-поште
Тачан начин формирања пословне е-поште зависи од ваше личности, о чему се ради и коме га шаљете. Пратите овај основни пословни е-формат:
Тема: Преглед плана летњег маркетинга
Здраво Сем,
У прилогу је летњи маркетиншки план који сам саставио. Био бих вам захвалан ако бисте могли да га прегледате и јавите ми ако имате било какве предлоге.
Хоћете ли имати времена да пређете са мном следећег уторка или среде?
Хвала вам,
Јенни
наслов, име компаније и контакт информације
Као и увек, обавезно прегледајте правопис и граматику пре него што кренете послати.
