Канцеларијске процедуре су прихваћени стандард за пословање на одређеном радном мјесту. Такви стандарди могу да варирају у зависности од индустрије, радног оптерећења, географске локације, професионалности канцеларије или величине компаније. На пример, канцеларијске процедуре у медицинској, стоматолошкој или правној пракси ће бити много другачије од оних у грађевинарству, малопродаји или увозу. Међутим, постоје неке "норме" за уредске процедуре у свим индустријама.
Телефонске процедуре
Све канцеларије захтевају професионалне и уљудне манире. Одговорите на телефон одмах, говорите јасно и уљудно, и никада не остављајте позиватеља на чекању више од неколико секунди, а да се не вратите на позив - чак и ако је све што је речено: "Још увијек радим на вашем захтјеву."
Узмите поруке за раднике који су ван канцеларије или су недоступни. Јасно забележите име, датум, време и телефонски број позиваоца, као и сврху позива, ако је дата. Када је систем говорне поште на свом месту, питајте га да ли жели да остави говорну пошту, а затим је пребаци у систем говорне поште. Непристојно је пренијети позив без претходног обавјештавања позиваоца о трансферу.
Управљање записима
Специфичности управљања документима увелико варирају од уреда до уреда, али детаљи свих пословних операција морају се одржавати уредно и професионално. Чувајте копије свих рачуна, рачуна, извода рачуна, радних налога, предлога, процене посла, преписке, извештаја и свих других докумената које је компанија произвела.
Направите датотеке за сваког продавца, рачун купца, продају или пројекат, на основу спецификација компаније. Обиљежите све фасцикле и запишите их на лако приступачну локацију где се могу брзо преузети када је то потребно. То су захтеви за правилно управљање било којим послом, без обзира на индустрију.
Руковање и дистрибуција поште
Управљање долазном и одлазном поштом ће се разликовати у зависности од канцеларије, али третирати сву пошту као важну кореспонденцију и поступати одмах, посебно кореспонденцију са клијентима и клијентима.
Отворите и усмјерите пошту одговарајућем одјелу или запосленику, у зависности од специфичних процедура компаније. Никада не отварај поштанску пошту "лично". Ако долазну пошту треба отворити прије дистрибуције, спајањем омотнице на полеђину кореспонденције у случају потребе за адресом или подацима о пошиљатељу.
Ако је потребно, измерите одлазну пошту и поставите одговарајућу количину поштарине у горњи десни угао. Ако је маил преузет од стране носиоца поште, поставите га на одговарајућу излазну локацију за преузимање. Ако је однесен у локалну пошту, поставите сва слова у кутију ради лакшег транспорта. Затегните све пакете и јасно их означите за правилну испоруку.
Рачунари и технологија
Обезбеђивање исправног заштите компјутерских података је важно у данашњем уреду који се у великој мјери ослања на такве информације. Практицирајте основне сигурносне процедуре за заштиту рачуналних датотека и хардвера.
Да бисте заштитили документе и софтвер, направите дневну резервну копију свих компјутерских датотека на Интернет локацији која нуди такву услугу или на посебном флеш диску или Зип диску. Будите опрезни приликом преузимања датотека и софтвера са Интернета. Одржавајте програмирање заштите од вируса сваки пут када је рачунар укључен и задржите ажурирану базу података вируса јер се нове претње стално појављују.
Заштитите хардвер снажним и поузданим заштитом од пренапона. Искљуците рацунаре ноцу када их нико не користи и искљуците било коју електронику током олујних олуја.
