Успјешни рецепционери су у могућности да управљају вишеструким задацима, дајући позитиван први дојам својих компанија гостима, посјетиоцима и потенцијалним запосленицима. Било да радите у малој фирми за професионалне услуге или у великој мултинационалној корпорацији, одговарајуће организационе способности могу бити кључ за одржавање ефикасне рецепције. Идеје најбољих организација рецепционара поједностављују рутинске задатке и чине гостопримство ефикаснијим.
Кратка упутства
Креирајте брзе референтне водиче за рутинске информације као што су често позвани бројеви, бројеви уреда и листе проширења телефона. Ламинирајте ове водиче како бисте их лакше руковали и брзо их упутили. Поставите ове водиче у организовану датотеку када нису у активној употреби. Размислите о томе да имате додатне копије ових водича да их пружите на захтјев. Ови водичи ће вас учинити ефикаснијим и помоћи ће вам да убрзате рутинске задатке као што су преношење позива.
Кеи Аппоинтментс
Направите листу очекиваних посјетилаца за дан по договору. Ставите име особе и коју треба да обавестите по њиховом доласку. Ова листа ће вам омогућити да прилагодите ваше изјаве добродошлице посетиоцима. На пример, када гост дође, можете рећи: "Добродошли, господине Смитх. Госпођа Еппс је узбуђена због вашег састанка." Овај тип поздрава чини да се гост осјећа добродошлим и може помоћи у побољшању резултата његовог састанка. Ова прилагођена добродошлица је посебно корисна за интервјуе са запосленима. Ако се потенцијални радник осјећа добродошлим, она ће бити угоднија за свој интервју и имаће повољнији поглед на посао у компанији.
Распоред ротације
Осигурајте да имате адекватну подршку да покријете своје дужности када сте на паузама или имате боловања. Направите "варалицу" која описује основне дужности и функције које се могу дати свакоме ко вас попуњава. Размислите о формирању формалног распореда који покрива обавезе покривања између различитих одјела у вашој компанији. Овај систем ротације ће вам пружити више контаката са више делова пословања, што вам олакшава да у будућности усмеравате питања.
Цомпани Сцрапбоокс
Направите сцрапбоок који наглашава позитивне новинске приче и активности компаније. Обрадите ове књиге када имате застоје и поставите их у чекаоницу како би посетиоци могли да их прегледају. Ове књиге ће пружити конструктиван начин да посетиоци прођу време док чекају на именовање и могу им помоћи да се боље упознају са вашом компанијом у исто време. Држећи своје госте заузетим, моћи ћете да задржите пажњу на друге задатке и телефонске позиве, што повећава вашу организациону ефикасност.
Освежења
Освежите се на рецепцији на дохват руке. Инсталирајте мали фрижидер за чување хладних пића испод стола или у чекаоници. На дохват руке је апарат за кафу од једне чаше, заједно са стандардним производима за кафу као што су шећер и павлака. Ставите пладањ са печеним производима на шалтер за пријем, или посуду тврдих бомбона. Пошто се ова освежења приближе, ви сте у могућности да пружите топли пријем госту ваше компаније без потребе да напуштате рецепцију.
