План управљања програмом користи се за групирање више независних пројеката како би се постигао стратешки пословни резултат. Често се у управљању програмом много пажње посвећује писању планског документа, а мање се фокусира на имплементацију. Потребно је уложити једнак труд у имплементацију плана како би се осигурало његово успјешно спровођење, те да се у складу с тим препознају и управљају сва одступања. Уопштено, одговорност руководиоца програма или управљачког тима програма је да преузме потпуно власништво над програмским планом и осигура да се он ефикасно имплементира.
Ставке које су вам потребне
-
Спреадсхеет софтваре
-
Софтвер за обраду текста
-
Емаил
-
Телефон
Успоставите командни ланац. Поставите јасан ланац командовања са формалним процесом доношења одлука. Проверите да ли је процес једноставан и да може да подржи брза преокретања тако да се имплементација не заустави. Обезбедите да се не заобилазе дефинисани процеси тако што ћете стално пратити ситуацију.
Развити програмске стандарде и показатеље успјеха. Идентификовати стандарде који ће се користити за мјерење интеграције различитих компоненти програма. Документирати стандарде који се односе на процесе, комуникацију, податке, извјештаје, предлошке и методе дистрибуције како би се осигурало да су различити пројекти и задаци који су дио програма интегрирани.
Идентификујте распоред имплементације и извјештавање о статусу. Документујте детаље о кључним фазама пројекта, распоредима и прекретницама. Идентификовати учеснике плана и оне који доприносе пројекту и дати им писмену документацију о њиховим одговорностима и механизмима извјештавања. Ово ће задржати фокус тима и задатак.
Комуницирати, комуницирати, комуницирати. Све стране укључене у план управљања програмом требају сталну комуникацију. Комуникације би требале укључивати текуће иницијативе и активности, извјештаје о успјешности, успјехе и постигнућа, те изворе за повратне информације, доприносе и коментаре.
Процијените процес и затим поновно процијените план. Редовно прикупљајте повратне информације од учесника и процјењујте да ли је циљ остварен. Као што сваки кључни пројекат завршава, одржати формални састанак како би разговарали о процесу. У том процесу, прославити успјех, идентифицирати подручја побољшања и модифицирати ресурсе по потреби како би оптимизирали перформансе. Ако се циљеви не постижу, процијените да ли би се они требали промијенити.
Израдити план обуке. Ако исход плана управљања програмом резултира новим системом или процесом, треба развити формални програм који ће омогућити обуку и ресурсе за све кориснике и власнике система. План треба да обухвати програме обуке, комуникације и управљања промјенама.
Савети
-
• Идентификовати параметре који покрећу формални детаљни преглед у погледу времена, трошкова, људи или квалитета из одобреног плана пројекта. • План је смјерница, а не скуп правила. Важно је направити одступања ако су оправдана. • Подстицати отворену комуникацију. Слушајте повратне информације од свих страна укључених у процес; они могу имати ефикаснија рјешења за имплементацију дијела плана.
Упозорење
• Постаје изазовно запамтити ко треба да ради оно што је по свакој верзији плана. Документација и континуирана писана комуникација олакшат ће управљање. • Изградити одговорност како би се осигурало да процес имплементације не застане. • Бити флексибилан. Могуће су непланиране промјене. Ако то учине, процените њихов утицај и извршите одговарајућа прилагођавања. Останите свјесни додијељених средстава.
