Свака компанија, велика или мала, завршава пројекте у току нормалног пословања. Неки пројекти су завршени без икаквих проблема, док неки никада не нестају. Пројекти који су успјешно завршени обично су почели да користе оквир за управљање пројектима да би се пројекат разбио на делове који се могу управљати.
Дефинисан оквир за управљање пројектима
Универзитет Монасх, један од највећих међународних универзитета у Аустралији, дефинише оквир за управљање пројектима као скуп процесних алата и шаблона дизајнираних да се користе заједно за управљање пројектом кроз његов животни циклус. У јаснијим терминима, оквир за управљање пројектима је начин на који се пројекат довршава. Пројекат има природни животни циклус који почиње прије него што се започне и развија све док се пројект не заврши. Постоје природне фазе пројекта: иницирање, планирање, извршавање, контролисање и затварање. Универзитет Северни Тексас пружа детаљан ресурс за управљање пројектима, Приручник за управљање пројектима, који детаљно описује важност сваке фазе.
Иницирање
Ово је почетак пројекта који пружа прилику да се заинтересованим странама дају конкретни разлози у погледу вриједности пројекта. Заинтересоване стране могу бити сви директно или индиректно погођени пројектом. Иницијална фаза захтева од руководиоца пројекта да дефинише обим и циљеве пројекта, идентификује спонзора пројекта и укупну количину пројектних ресурса и идентификује потребе пројекта.
Планирање
Овај корак доживљава нека преклапања са иницирањем, али се генерално дефинира као кључна асоцијација фактора планирања са пројектом. Неке кључне активности планирања су: планови буџета, временски распореди, план набавке, захтјеви пројектног тима и запошљавање, те пројектни ризици.
Извршавање
Фаза извршења је најдужа фаза животног циклуса пројекта и укључује мјерење свих завршених задатака процјеном задатака у односу на мјеру квалитете коју су одредили дионици. Да би овај процес био успјешан, мјере квалитета морају одговарати СМАРТ дефиницији. Све мјере требају бити специфичне, мјерљиве, достижне, реалне и правовремене.
Контролинг
Ова фаза осигурава да су сви задаци додијељени различитим фазама пројекта анализирани и да задовољавају стандарде квалитете пројекта. Ова фаза је слична фази извршења, али њена сврха је заправо мјерење успјешности пројекта, успоредба стварног учинка с очекиваним перформансама, те утврђивање било каквих одступања у изведби или квалитету пројекта.
Завршни
Последњи корак животног циклуса пројекта може бити најважнији; да би се пројекат сматрао завршеним, сви пројектни задаци морају бити успјешно завршени. Завршна фаза пројекта захтева од руководиоца пројекта да заврши ревизију пројекта, одржи завршне састанке пројекта и поднесе све документе везане за пројекат. Након подношења докумената, руководилац пројекта мора представити извјештај о завршетку пројекта и поднијети извјештај управном одбору или спонзору пројекта.
