За многе људе, памћење великог броја телефонских бројева је немогућ задатак. Када неко позове вашу канцеларију, морате одмах имати прави број при руци, а најбољи начин да то урадите је да задржите телефонски именик у канцеларији. Док велике канцеларије могу имати сложене телефонске системе са електронским директоријима, већина канцеларија не треба ништа детаљно. Уз врло мало труда, можете креирати једноставан директоријум у канцеларији да бисте све информације које су вам потребне ставили на дохват руке.
Ставке које су вам потребне
-
рачунар
-
Софтвер за прорачунске таблице или рачун Гоогле докумената
Направите нову табелу и назовите је "Оффице Дирецтори". Кориштење прорачунске таблице је једноставан начин за постављање телефонског именика за уред који није довољно велик да би имао централни систем телефонских именика.
Додајте три заглавља ступаца у прорачунску таблицу: Име, Уред # и Телефон. Ако желите, додајте још колона у табелу и лако можете пратити, на пример, адресе е-поште и бројеве факса.
Пошаљите директориј (или линк до њега ако користите онлине прорачунску табелу) својим сарадницима и замолите их да попуне своје исправне информације и пошаљу их назад. Можда постоји канцеларијски административни асистент са неким од ових информација које можете затражити да одмах попуните информације.
Упоредите резултате у једну табелу са свим променама на њој. Сада имате радни именик за своју канцеларију.
Одштампајте телефонски именик или га пошаљите е-поштом остатку ваше канцеларије за опћу употребу. Погледајте Савјети у наставку да бисте лакше дистрибуирали телефонски именик уз мање потешкоћа.
Савети
-
Будући да се бројеви канцеларијских телефона релативно често мијењају, кориштење онлине прорачунске таблице као што је Гоогле Документи може вам уштедјети вријеме и труд. Дијелите таблицу телефонског именика са свима у вашој канцеларији и пустите их да направе измјене по потреби, а пошто је директориј онлине, нећете морати бринути о слању нових копија када се директориј ажурира.
