Све више компанија или оутсоурцинг пројектног менаџмента или запошљавање професионалаца који се баве овим задатком. Са променама у индустрији, може бити тешко наћи квалификоване људе који су на врху најновијих трендова и стратегија. Само 2,5% организација успјешно завршава све своје пројекте. Запањујућих 70% пројеката пропада. Имајући у виду ове бројеве, можете се запитати да ли је или не вреди ангажовати менаџера пројекта. Као и све остало, постоје предности и недостаци које треба узети у обзир. Вјешти пројектни менаџер може смањити ваше трошкове, поједноставити управљање радним процесима и помоћи вашем пословању.
Професије за управљање пројектима
Без обзира да ли водите малу фирму или установљену организацију, можда нећете моћи да водите све врсте пројеката од почетка до краја. Одређени пројекти су изузетно сложени и имају кратак рок или захтијевају посебне вјештине које ваш тим можда неће имати. Квалификовани менаџер пројекта вам може помоћи да организујете и управљате најзахтевнијим задацима. Искусни пројектни менаџер ће такође мотивисати ваш тим, управљати ресурсима, мерити исходе, пружити повратне информације и пронаћи начине за повећање квалитета и смањење трошкова или времена. Друге вјештине управљања пројектима укључују побољшане технике планирања, реагирање на промјене, побољшану комуникацију, контролу квалитете и управљање ризиком.
Ефикасно постављање циљева
Већина пројеката пропада зато што менаџери немају јасан циљ. У 2013. години мање од трећине свих пројеката је достављено на вријеме иу оквиру додијељеног буџета. Из тог разлога, постављање СМАРТ циљева је најважније. СМАРТ циљеви су специфични, мјерљиви, достижни, реални и временски ограничени. То значи акроним СМАРТ. СМАРТ циљеви ће осигурати да се ваши пројекти достављају на вријеме без прекорачења буџета. Професионални пројектни менаџери имају стручност и алате потребне за креирање прогноза, управљање трошковима пројекта и утврђивање ризика током читавог животног циклуса пројекта.
Импровед Цоммуницатион
Управљање пројектима омогућава ефикаснију комуникацију између лидера и других запослених у пројекту. Искусни пројектни менаџери су ефикасни у управљању актерима који су критични за успјех пројекта. Менаџери пројеката одржавају тимску повезаност, олакшавају састанке, траже стручњаке за одређену тему, размишљају о идејама и прате повратне информације у реалном времену. Комуникација је најкритичнији аспект сваког пројекта и неопходна је вјештина за сваког професионалца пројекта.
Веће задовољство корисника
Пројекти могу пружити нове могућности и отворити нове услуге или производе како би одушевили купце, или пројекти могу допринијети смањењу трошкова за кориснике. Пошто методологије управљања пројектима дају приоритет факторима квалитета, као што су карактеристике које клијент жели, компаније са успјешним управљањем пројектима доживљавају веће задовољство клијената. Ово се претвара у раст прихода и пословања. Ваша организација ће бити позната по изврсним резултатима.
Висок ниво стручности
Запошљавањем пројектног менаџера или оутсоурцинг пројеката, ваша компанија ће имати користи од високог нивоа стручности. Људи унутар ваше организације ће научити нове ствари и добити нову перспективу која ће допринијети њиховом професионалном расту. Поред тога, управљање пројектима ће ослободити ваше вријеме како бисте се могли фокусирати на кључне аспекте вашег пословања. Искусни пројектни менаџер ће моћи да артикулише процес пројекта и управља свим областима пројекта укључујући особље и усклађеност.
Прецизна процена ризика
Преко 75% компанија нема повјерења у успјех пројекта. Претерана прерада, опсег пузања, лоша комуникација и нејасни циљеви често су кривци. Управљање пројектима вам омогућава да израчунате ризике и ефикасније алоцирате ресурсе. Ви ћете препознати који су ризици пре него што почнете. На тај начин можете планирати било какве проблеме у раним фазама и доносити паметније одлуке јер се ризици појављују током цијелог животног циклуса пројекта. Ефикасно управљање ризицима такође вам омогућава да искористите позитивне ризике или прилике када се оне појаве.
Менаџмент пројекта Цонс
Ако менаџер пројекта нема право искуство или знање, постоји много проблема који се могу појавити. Губитак ресурса, проблеми у планирању, сигурносна питања и међуљудски конфликти су главни недостаци управљања пројектом. Поред тога, ваша организација може сносити високе трошкове оутсоурцингом рада или ангажовањем нових запосленика за завршетак пројекта. Понекад управљање пројектима може ометати ваше свакодневне операције или се драстично погријешити.
Високи трошкови
Ако ангажујете пројектног менаџера, очекујте да инвестирате у специјални софтвер. Ови програми могу бити скупи и тешко их је имплементирати. Пошто ће их и ваш тим користити, можда ће им требати обука. У зависности од ваших потреба, можда ћете морати да ангажујете стручњаке или стручњаке који ће вам помоћи око пројекта. Често ће доћи до гурања заинтересованих страна да укључе карактеристике које нису првобитно планиране. Сва ова питања могу брзо збројити трошкове пројекта.
Повећана сложеност
Управљање пројектима је сложен процес са више фаза. Неки експерти имају тенденцију да комплицирају сваки процес, што може збунити ваш тим и узроковати кашњења у испоруци пројеката. Такође могу постати ригидне или прецизне у својим плановима, стварајући стресно окружење унутар организације. Типично, пројекти са великим обимом ће бити сложенији за реализацију, посебно ако не постоји тим посвећен искључиво раду на пројекту. Међуфункционални чланови тима могу заостати у свом свакодневном раду, додајући још један слој сложености.
Цоммуницатион Оверхеад
Када ангажујете тим за управљање пројектима, нови запосленици се придружују вашој компанији. Ово додаје додатни слој комуникације и не мора увек одговарати вашој организационој култури. Зато стручњаци препоручују да ваш тим буде што мањи. Што је тим већи, то је већа комуникација. Понекад је потребан велики тим за пројекат, тако да је важно пронаћи руководиоце пројеката који имају јаке комуникацијске вјештине у разноврсним људима.
Недостатак креативности
Понекад управљање пројектима оставља мало или нимало простора за креативност. Вође тимова или се превише фокусирају на процесе управљања или постављају кратке рокове, присиљавајући своје особље да ради у строгим параметрима. То може обесхрабрити креативно размишљање и ометати иновације које би могле имати користи од пројекта. Важно је да менаџер пројекта зна када треба да инспирише креативност и када строго следи план пројекта.
Организација може расти и постићи успјех без успостављеног тима за управљање пројектима. Међутим, ангажовање стручног кадра за ове аспекте може отворити нове могућности и помоћи вашој компанији да брже постигне своје циљеве.
