Све финансијске трансакције за било коју организацију су коначно књижене у главну књигу на овај или онај начин. Када се компјутерски програм користи за рачуноводство, већина финансијских података се објављује у под-књизи - као што су обавезе према добављачима или потраживања - што аутоматски поставља у главну књигу. Међутим, неки уноси морају бити постављени директно у главну књигу. Трансакције које се често објављују директно у главној књизи су капитални издаци, разграничења камата, акумулација амортизације, корекције које ће бити укинуте у наредном обрачунском периоду, и друга прилагођавања рачуна која се не могу извршити путем под-књиге. Приликом књижења у главну књигу, мора се водити рачуна о додатној пажњи да буде тачна, јер исправљање грешака са више ставки главне књиге чини неуредну рачуноводствену евиденцију. Међутим, поред тога, постављање у главну књигу није компликовано.
Саставите сва документа која се односе на уносе које требате послати у главну књигу. То могу бити уговори о куповини, уговори о закупу или зајму, планови амортизације и планови амортизације.
Припремите табелу на вашем рачунару или на папиру, са детаљима сваког уноса главне књиге који треба да се објави. Укључите комплетан опис уноса главне књиге, прецизан рачун који се терети и износ, а затим одговарајући рачун који ће бити одобрен и износ. Задржите своје дебитне износе у колони лево и кредите у колони десно.
Укупна задужења и кредити за све ставке ваше главне књиге, и побрините се да су укупни износи задужења и кредита исти. Ако сте припремили табелу на рачунару, одштампајте је за референцу док уносите податке у модул главне књиге.
Приступите модулу главне књиге у свом рачуноводственом програму на рачунару. Проверите да ли је датум за вашу главну књигу постављен на период у којем желите да пошаљете своје уносе. Ово је важно зато што се уноси често шаљу у главну књигу након истека периода. На пример, иако је текући месец заиста свибањ бити фебруар, можете да постављате ставке главне књиге за јануар, тако да у овом случају, проверите да ли је датум ваше главне књиге постављен на јануар.
Укуцајте ставке ваше главне књиге у модул главне књиге у складу са вашим корисничким приручником за рачуноводствени софтвер.
Одштампајте извештај о необјављеним ставкама главне књиге. Проверите своје уносе у главној књизи, проверите са вашом табелом (и додајте машинске траке, ако је потребно) које сте већ припремили. Направите све потребне исправке на ставкама ваше главне књиге. Не постављајте још у главну књигу.
Направите резервну копију података из главне књиге. Јасно означите резервну податке из ваше главне књиге и ускладиштите је на сигурном месту.
Поставите своје ставке главне књиге према корисничком приручнику вашег рачуноводственог софтвера. Одштампајте комплетну евиденцију ставки које сте објавили у главној књизи. Чувајте их у одговарајућим датотекама или књигама као део ваше сталне рачуноводствене евиденције.
Савети
-
Увек темељно документујте све уносе које постављате у главну књигу, јер никада не можете бити сигурни да ћете касније бити у могућности да објасните своје ставке главне књиге. Чувајте своју документацију сигурно као део ваше сталне рачуноводствене евиденције. Ако не користите рачунар, већ радите само на папиру, ручно снимите или пошаљите уносе у главну књигу у своје књиге у опште прихваћеном рачуноводственом формату. Увијек темељно документирајте своје главне књиге и похраните своје рачуноводствене евиденције на врло сигурну локацију.
