Ефикасна пословна комуникација је од виталног значаја за успех ваше организације. То има велики утицај на перформансе ваше компаније и продуктивност запослених, као и на Вашу крајњу линију. Као власник предузећа, морате бити у стању да јасно представите своју визију и циљеве, изградите односе са клијентима и потенцијалним партнерима и ступите у интеракцију са својим тимом.
Основе пословне комуникације
Менаџери, извршни директори, вође тимова и други професионалци морају научити како да буду добри комуникатори како би испунили своје одговорности. Било да желите продати више производа, изградити снажан тим или максимизирати маркетиншке напоре, важно је да овладате основама пословне комуникације.
Ако желите да успете, није довољно бити добар стратег или имати бриљантне идеје. Наравно, можете запослити људе да комуницирају са својим клијентима и промовишу своје услуге, али још увијек морате ставити своју визију у ријечи. Ваша је одговорност да пружите повратне информације свом особљу, слушате шта имају да кажу и разговарате о циљевима компаније.
Пословна комуникација је све о размени информација међу људима унутар и изван ваше организације. Може имати различите облике, као што су формална и неформална комуникација, интерна и екстерна комуникација, правна комуникација, латерална или хоризонтална комуникација и још много тога. Размислите о томе као о двосмјерном каналу за пријенос упута, идеја, мишљења, извјештаја и тако даље.
Да би комуникација била ефикасна, она мора бити реципрочна. Морате разговарати јасно и слушати пажљиво. Такође, будите сигурни да разумете основе пословне комуникације, које су:
- Структура
- Релеванци
- Доследност
- Јасноћа
- Тренутак и примат
- Средње
Пре свега, ваша порука треба да буде добро структуирана и да има отвор, тело и завршетак. Било да шаљете е-пошту, телефонирате или представљате пројекат, имајте на уму ове структуралне елементе. Почните са кратким уводом ваше поруке да бисте публици дали до знања шта да очекује. На пример, можете рећи нешто попут: "Данас ћемо разговарати о нашој маркетиншкој стратегији за наредни квартал." Затим детаљно представите своје идеје. У зависности од контекста, можда ћете морати да подржите своје изјаве чињеницама и бројкама. Затворите своју поруку кратким закључком који описује кључне тачке о којима сте разговарали.
Уверите се да је ваша порука јасна и релевантна за циљну публику. Замислите да покушавате да објасните клијенту да му је потребно комплетно преуређење веб сајта него неколико мањих измена. Можда ћете бити у искушењу да разговарате о веб дизајну, оптимизацији за претраживаче, стопама одбијања и другим техничким аспектима, али то не радите. Клијент можда не зна шта те ствари значе и зашто су важне. Уместо тога, требало би да се усредсредите на то како ће комплетан редизајн веб сајта донети корист његовом пословању. Реците му да ће допријети до више клијената, повећати свијест о бренду, повећати стопе задржавања, побољшати сигурност података и тако даље.
Увек држите поруку доследном, али прилагодите се публици и контексту. Ако стално мењате своје мишљење, ризикујете да изгубите кредибилитет.
Једна ствар је да кажете својим запосленима да чувају податке о клијентима и да њихов софтвер ажурира и још нешто што треба да има безбедносну политику. Писана комуникација олакшава разјашњење идеја и осигурава да су сви на истој страници.
Такође, проверите да ли је ваша порука незаборавна. Укључите јаку, јасну изјаву која учвршћује ваша уверења и односи се на тему. Размислите о покретању или окончању ваше поруке цитатом или другим моћним отварањем. Понекад и хумор може помоћи. Без обзира да ли разговарате са клијентом или запосленим, дајте јој нешто за памћење.
Према мишљењу психолога, неки људи ће вјероватније памтити оно што су посљедњи пут видјели или чули. Ово се назива ефект тренутног времена. Други имају тенденцију да се присете онога што су први пут видели или чули, што је познато као ефекат примата. Стога, има смисла покренути и / или затворити вашу поруку са снажном изјавом.
Још једна ствар коју треба размотрити је комуникацијски медиј. Како планирате да пренесете своју поруку? Постоје различити типови комуникационих медија, од којих сваки има јединствене карактеристике. Оне укључују, али нису ограничене на:
- Презентације
- Извештаји
- Онлине комуникација
- Пословни састанци
- Видео и телефонски састанци
- Емаил
- Друштвени медији
- Принтед медиа
- Уговори и други формални писани документи
Правни аспекти пословне комуникације
Када пишете уговор или подносите правне документе, још је важније да јасно комуницирате. Лоша комуникација може довести до великих казни, преваре, клевете, губитка прихода и скупих тужби.
Упознајте се са законима у вашој држави или жупанији, укључујући и оне који се односе на оглашавање. Ваше маркетиншке кампање, на пример, морају бити истините и поштовати законе у вашој индустрији. Ако продајете дијететске додатке, можда нећете тврдити да ваши производи лијече или спрјечавају болести. Такође, не можете продавати алкохол и цигарете као корисне за купце. Направите резервне копије својих тврдњи са чврстим чињеницама и направите потребне информације.
Двапут проверите ваше пословне уговоре и споразуме. Ако имате нешто да кажете, ставите то у писаном облику. Укључите одељак који јасно дефинише појмове који се користе у уговору. Додајте релевантне делове, као што су рокови и раскид уговора, гаранције, ограничење и поверљивост.
Обратите пажњу и на начин на који комуницирате са својим особљем. Пажљиво бирајте своје речи. Суздржите се од претњи или дискриминације запослених. На примјер, ако запосленику кажете да је премлад да преузме одређени пројект, можете бити оптужени за добну дискриминацију. Менаџер који задиркује запослене особе са инвалидитетом може бити оптужен за дискриминацију због инвалидности, чак и ако његово понашање није имало за циљ да повреди дотичну особу.
Зашто је пословна комуникација важна?
Знајући кључне аспекте комуникације, није тешко разумјети зашто је то толико важно. Ефикасна комуникација може ојачати ваш однос са клијентима, запосленима и пословним партнерима, а истовремено осигурати законску усклађеност. Осим тога, може вам дати конкурентну предност и помоћи вам да максимално искористите своје маркетиншке напоре.
Важност екстерне комуникације у организацији не треба потцењивати. Као менаџер или власник бизниса, морате бити у стању да пренесете своју поруку циљној публици, као и инвеститорима, акционарима, добављачима и потенцијалним партнерима. Догађаји уживо, на пример, пружају вам шансу да привучете пажњу својих клијената или обезбедите финансирање за ваше мало предузеће. Добро осмишљен говор или занимљива презентација производа могу повећати ваш углед и генерирати продају. Интервјуи и саопштења за штампу омогућавају вам да информишете клијенте и инвеститоре о вашим најновијим пројектима. На пример, можда ћете желети да разговарате о новој сарадњи са брендом или о новој линији производа који ће пореметити индустрију. Ако јасно комуницирате и пружате стварну вредност, генерисаћете бузз око свог бренда.
И унутрашња комуникација је неопходна. Скоро половина запослених ретко или никада не напушта састанак знајући шта даље. Заправо, 21% професионалаца нема формални план за интерну комуникацију. Ако не наведете јасно сврху и циљеве састанка, можете створити конфузију и конфликте на радном мјесту.
Лидери који су добри комуникатори могу повећати морал запослених, смањити стопе промета и повећати продуктивност у организацији. Они такође имају јачу везу са својим тимовима и имају мање конфликата. Штавише, ефикасна интерна комуникација осигурава да ваши запослени разумију своје улоге и допринос који доприносе расту и успјеху компаније.
