Слање честитки донаторима је важно јер то чини да се донатор осјећа индивидуално препознатим и повећава шансе да ће особа поново донирати. Пошаљите их врло брзо након што примите донацију, не дуже од два дана након тога. Ова брза испорука показује колико је ефикасна ваша организација и колико желите да кажете донатору.
Тоне
Користите лични, али професионални тон када пишете писмо. Не желите да се донатор осјећа као писмо владе, круто и безлично, али не желите да се осјећа као да је управо дао донацију компанији која није професионална. Пишите тоном који личи на начин на који бисте разговарали са својим шефом првог дана рада, лично али професионално.
Формат
Формат писма је сличан формату пословног писма. Сваки нови параграф иде на нову линију и линија је прескочена између њих. Нема увлачења. Почните са датумом, затим са адресом донатора на другој линији, затим са својим поздравом и поруком. Можете користити исто писмо за сваког донатора, али га учините особним промјеном имена донатора у сваком писму, тако да се она осјећа као да је написана њој, а не као да је послата масовна пошта.
Садржај
Свака организација другачије бира садржај. Неки воле говорити о томе колико је новца прикупљено, док се други осјећају као да се хвали. Један од начина да се заобиђете је да кажете да је ваша организација остварила свој циљ прикупљања средстава у корист и да ли је прекорачена или не. Кратка рекапитулација о томе куда иде фонд је још једна опција да се укључи у садржај. Такође, укратко разговарајте о томе како је корист ишла у целини. Нека буде кратко.Потребан је један кратак параграф који се захваљује донатору, а други говори како је дошло до прикупљања средстава и како су средства додијељена.
Лаиоут
Изглед за картицу захвале треба да буде једноставна. Украсне карте са звонима и звиждаљкама могу учинити да се донатор запита о томе гдје се његова донација заиста одвија. Ако можете да користите уметничка дела из ваше организације, ставите то на предњу страну картице једноставном захвалницом, и поруку унутра. Пример ове врсте уметничких дела је ако ваша организација ради са децом, а затим ставите слику једног од њихових цртежа на предњу страну картице.
