Технички предлог је један од најважнијих задатака у пословном или техничком писању. Добро написан приједлог може осигурати вашој организацији новог клијента продаје, великог пројекта или одобрити финанцирање за истраживање или друге активности. За многе организације, ефикасни технички предлози су неопходни за њихов континуирани успјех.
Ставке које су вам потребне
-
Захтев за понуду (РФП)
-
Софтвер за обраду текста
Проучите захтев за предлог, или РФП, пажљиво. Многе организације шаљу РФП-ове када желе предлоге за производ или услугу. РФП-ови садрже смјернице о томе шта би приједлози требали обухватити, као и када и коме треба поднијети. Добар приједлог не би требао одступати од смјерница у РФП. Нажалост, неки РФП-ови могу бити нејасни, нудећи мало смјерница. Ово је посебно проблематично када покушавате развити процјене трошкова у свом приједлогу. Корак 4 ће понудити сугестије за суочавање са нејасним или нејасним РФП-овима.
Планирајте свој предлог пре него што га напишете. Често не знате више о клијенту или извору финансирања него што је у РФП. Направите домаћи задатак и сазнајте шта можете о организацији и њеним доносиоцима одлука. Затим проведите неко вријеме у размишљању о потребама организације. Приједлози који показују мало или нимало разумијевања за потребе клијента, често произлазе из пребрзог писања без узимања времена за размишљање о клијенту.
Осмислите свој приједлог. Варијабле као што су величина и обим пројекта, као и потенцијални клијент који ће примити ваш предлог, одредиће дужину и формат. У неким ситуацијама, прикладан је и краћи приједлог за допис. Друге ситуације, као што су велики пројекти или приједлози за грантове који се шаљу великим организацијама, позивају на дуље приједлоге написане као формални технички извјештај.
Укључите у тело вашег предлога распоред за испоручиву робу или задатке и процену трошкова. Пратите спецификације у РФП. Ако је РФП нејасан, постоји више начина на које можете да се позабавите овим питањем. Један од приједлога је да понудите свом потенцијалном клијенту низ опција од којих можете бирати. Алтернатива је да направите властите претпоставке и наведете их у приједлогу. Треће, можете контактирати потенцијалног клијента и поставити многа питања. Многи клијенти ће ово ценити, јер показује да вам је стало до пројекта.
Организовати предлог тако да привуче пажњу читалаца и усредсреди их на кључне тачке. Почните са сажетком који сумира ваш приједлог. Проширите детаље, укључујући трошкове, у главном делу предлога. Завршите са закључком који наглашава предности одабира ваше компаније. Држите сажетке, сажетке и закључке сажетим и без техничког жаргона како би били доступни свим читаоцима, без обзира на техничко знање. Објасните техничке детаље у тексту предлога.
Измените и форматирајте свој предлог, пазећи да нема грешака и да је документ једноставан за читање. Нагласите како ће ваш пројекат служити потребама клијента. Размотрите објашњење квалификација кључног особља за пројекат који предлажете. Користите листе (или са ознакама или бројевима) да бисте истакли кључне тачке. Користите заглавља и поднаслове за разбијање великих блокова текста.
Савети
-
Формулишите свој приједлог са “апстрактним, тијелом, закључком” или АБЦ-ом.
Утврдити потребу за оним што се предлаже.
Будите реални у процени трошкова и распореду.
Фокусирајте пажњу на закључак - ово је ваша шанса да оставите трајан утисак.
Проверите да ли је лако пронаћи информације о трошковима, јер ће га читаоци тражити.
