Већина компанија припрема годишњи буџет, који се обично назива и годишњи план. Највиши менаџмент, посебно директор, одговоран је за одобравање коначног буџета, који онда постаје водич за пословање компаније. Процес одобравања понекад може трајати дуже од припреме самог буџета, јер се морају доносити тешке одлуке о одређивању приоритета трошкова. Доношење ових одлука захтијева значајну повратну и четврту дискусију међу менаџерским тимом.
Консолидација буџета
У корпорацијама које су довољно велике да имају одељења или одељења, руководиоци ових функционалних јединица су одговорни за припрему сопствених буџета, које предају финансијском одељењу. Финансијски службеници консолидују буџет одељења како би креирали буџет за компанију у целини. Процес буџетирања често започиње тако што топ менаџмент даје смјернице за руководиоце одјела да користе, као што су претпоставке о томе какво ће бити економско окружење у наредној години. Да ли буџет управника буде одобрен или не, често је у функцији тога колико пажљиво прати дате смјернице. Ако руководство покуша да смањи трошкове, менаџер који предлаже повећање трошкова од 20% за своје одељење ће највероватније морати да ревидира свој буџет.
Преглед од стране финансијског особља
Одјел за финансије проводи почетне прегледе буџета одјела. Они анализирају предложене трошкове, или у случају одјела за производњу прихода, претпоставке кориштене за припрему прогнозе прихода. Они траже значајна одступања од прошлогодишњег буџета. Њихов циљ је да осигурају да је сваки буџет разумљив и остварив. Они такође желе да идентификују потенцијална смањења буџета у случају да руководство одлучи да су укупни предложени трошкови за компанију превисоки.
Преглед од стране руководства
Највише руководство разматра консолидовани буџет и одлучује да ли су прогнозе прихода и профита у складу са циљевима које су поставили за наредну годину. Ако је пројицирана добит мања од очекиване, компанија или треба да одреди начине за генерисање додатних прихода или смањење потрошње како би побољшала добит на дну линије. Анализа коју је пружио финансијски одјел је изузетно корисна у помагању да се идентифицирају подручја која захтијевају даљње објашњење од управитеља одјела - или трошкови који се само чине превисоки и могу се смањити.
Дискусија са менаџерима дивизије
Више руководство се састаје са сваким руководиоцем дивизије, понекад са чланом финансијског особља који је присутан, како би боље разумио буџетске захтјеве које је менаџер поднио. Менаџер дивизије мора доћи спреман да брани своје захтјеве. Највише руководство мора да измери последице великих смањења буџета. На пример, смањење трошкова маркетинга може имати негативан утицај на будуће приходе. Топ менаџмент има тежак задатак да осигура да свако одељење има ресурсе који су му потребни да би ефикасно функционисало, а да укупни трошкови задрже довољно ниске да компанија може одржати профитабилност.
Доношење тврдих одлука
Менаџер одељења можда неће бити задовољан својим коначним буџетом ако види да је највише руководство направило значајне резове. Али надамо се да је руководство саопштило разлоге за те тешке одлуке. Када се процес одобравања буџета заврши, сваки руководилац треба да се осјећа поштено. Идеално, он осећа да има довољно ресурса да достигне своје циљеве у одељењу и као резултат тога је спреман дати максималне напоре у наредној години.
