Често је исплативо послодавцу да замоли запослене да возе своје аутомобиле када су на послу, а не да инвестирају у возила у власништву компаније. Међутим, то намеће трошкове запосленом. Организације често плаћају надокнаду за километражу како би привукле и задржале добре раднике. Пратећи смернице интерне пореске службе за надокнаду оперативних трошкова возила на основу пређених километара, послодавац и запослени имају значајне пореске олакшице.
Основе за надокнаду километраже
ИРС сваке године објављује ажурирану стандардну стопу за надокнаду километраже која се одбија од пореза. Стопа одражава просјечну цијену рада моторних возила као што су аутомобили, комбији и СУВ-ови. На пример, стандардна стопа за 2015. је 57,5 центи по миљи. ИРС одређује стопу на нивоу који покрива не само бензин, већ и нормалне оперативне трошкове, укључујући осигурање, лиценце и одржавање. Послодавци могу пратити стварне трошкове возила, али генерално не, јер употреба стандардне стопе чини додатно евидентирање непотребним. Стандардна стопа не покрива ставке као што су паркирање или наплата путарине. Послодавци могу надокнадити ове трошкове као трошкове пословања, али се морају третирати као одвојене ставке.
Алловабле Бусинесс Травел
Послодавци могу платити накнаду за километражу ослобођену пореза за вожњу у вези са радом. То значи да запослени не може обављати личне задатке и још увијек потраживати путовање као пословни трошак. Напримјер, путовање у сусрет клијентима је одбитно, али путовање са стране да би се направио лични депозит није. Осим тога, вожња између посла и дома сваки дан није одбитна. Понекад послодавци плаћају километражу, посебно за дуга путовања. Када се то уради, запослени мора вратити неискориштени износ.
Праћење пословних путовања
Захтјеви за документацију за надокнаду километраже ИРС-а су једноставни када се користи стандардна стопа. То је зато што стандардна стопа покрива све нормалне оперативне трошкове, тако да послодавац није обавезан да прати трошкове као што су гас и поправке. Запослени мора доставити евиденцију о путовањима везаним за посао. Они обично воде евиденцију о пређеним километрима и подносе је на редовној основи. Сваки унос дневника мора укључивати почетна и завршна очитавања бројача километара. Пријаве морају такође да дају кратак опис сврхе и одредишта путовања.
Накнаде и порези
Ако послодавац уплати запосленом више од дозвољеног износа, вишак је опорезива накнада и мора ићи на В-2 запосленог као таквог. У супротном, надокнада километраже је одбитни пословни трошак за послодавца. Запослени нема пореску обавезу за надокнаду до стандардне стопе, а новац се не пријављује као компензација на В-2. Када послодавци одлуче да плате мањи износ, запослени могу да отпису разлику на својим пореским пријавама.
