У најједноставнијем облику, унутрашња контрола је збир свега што ваше предузеће чини да би идентификовало и смањило ризике који, према САДУправа за мала предузећа често троши око 5% годишњег прихода предузећа. Иако се предузећа свих величина суочавају с ризицима од преваре, крађе и злоупотребе пословне имовине, мала предузећа са неадекватним процедурама документирања често су рањивија. Документационе процедуре доприносе јакој интерној контроли и оне су део ње.
Повећана одговорност
Док добро развијене процедуре документирања јачају и превентивне и детективске интерне контроле, неадекватне процедуре документације су главни разлог зашто неке компаније не сазнају да се крађа или преваре дешавају док не буде прекасно, напомиње "Јоурнал оф Аццоунтанци". Формалне документационе процедуре дају смјернице за имплементацију контрола, и повећавају одговорност, јер ваши запосленици морају доказати и верифицирати, а не само изјавити, да су слиједили или извршили интерну контролу.
Евидентиар Валуе
Документационе процедуре стварају следљиве доказе, укључујући и ко је био укључен у задатак или финансијску трансакцију и када и како је била укључена. Можете креирати процедуре као што су отискивање времена и датума које раде иза кулиса, као и постављена правила за документацију за запослене. Оба су подједнако важна за реконструкцију акција приликом праћења трансакција и креирања ревизијских трагова. На пример, потписани листићи ваучера, копије ситних новчаних потврда, ИД за пријаву запосленог и компјутерски печати за време и датум, сви пружају доказе за траг ревизије.
Више сигурног управљања информацијама
Стварни или скенирани прилози, фусноте у финансијском извештају и дневник промена рачуналних трансакција примери су процедура документације које доприносе и јачају контроле управљања информацијама. Све су корисне за документовање разлога за исправљање или прилагођавање папирних или електронских пословних записа, што у коначници помаже у спречавању и откривању преваре и крађе запосленика. Одговарајући печат датума и времена и докази о претходном одобрењу, као што су иницијали руководиоца одељења, још више јачају контроле управљања информацијама.
Боља контрола квалитета
Осим спречавања и интерне и екстерне преваре, документационе процедуре за складиштење и управљање залихама могу да подрже контролу квалитета. То укључује захтев да запослени у складишту рачунају, прегледају и документују оштећену робу. Процедуре за спречавање преваре и крађе које доприносе добрим унутрашњим контролама укључују правила о документацији која обавезују запослене да попуне, потпишу и поднесу листу за сваку одлазну наруџбину и процедуре означавања које евидентирају и идентификују ставке инвентара, укључујући описе, бројеве делова, јединице мере и количине.
