Са сталним напретком технологије, један од најновијих трендова 21. века је такозвана канцеларија без папира. Канцеларија без папира заправо није потпуно без папира, већ користи минимум папира и претвара што је могуће више документације у дигитални облик. Канцеларија без папира има и предности и недостатке, а обје треба да размотре организације које разматрају прелазак са конвенционалног вођења евиденције.
Више компактан и ефикасан
Дигиталне датотеке захтевају много мање физичког простора од папирних датотека и много су лакше организоване. Поред тога, архивирани дигитални фајлови су много лакши за приступ него архивирани папирни фајлови. Дигитални фајлови се могу лако поделити од стране многих корисника одједном, а приступити им се са удаљених локација, повећавајући ефикасност рада.
Енвионменталли Цонсциоус
Мање папирнатих датотека значи мање папира који се користи за копирање и за опште чување записа. Овај фактор чини уред без папира еколошки свјеснијим у већини случајева. За онлине часописе и друге публикације, дигитално издавање значи елиминисање мастила које садрже тешке метале, раствараче и друге супстанце које су штетне по животну средину.
Забринутост за софтвер и хардвер
Канцеларија без папира је ефикасна само онолико колико софтвер и хардвер који се користи за складиштење записа омогућава радницима да буду. Софтверске грешке и кварови на опреми могу узроковати велике сметње у раду уреда без папира. Одржавање софтвера и хардвера канцеларије без папира такође је забрињавајуће; Особље или консултанти за информациону технологију (ИТ) су често неопходни, као и техничари који редовно сервисирају хардвер.
Грешке у уносу података и кривуље учења
Као и код било које транзиције, прелазак на канцеларију без папира често укључује кривуљу учења, посебно у канцеларијском окружењу у којем запослени већ нису паметни за рачунаре. Грешке уноса података могу бити скупа и могу довести до великих проблема. Поред тога, грешке при уносу података и архивирању могу резултирати погрешним категоризирањем записа, што отежава или онемогућава њихово касније проналажење.
Безбедносне забринутости
Дигитални записи могу бити подложни неовлаштеном приступу, било хакирањем или слабом сигурношћу од стране особља. Поготово код осетљивих правних и медицинских картона, губитак података може резултирати значајном одговорношћу за компанију која је укључена, посебно ако је у питању немар. Одлагање дигиталних записа представља посебну тешкоћу, посебно у заједничком мрежном окружењу. Једноставно брисање фајла не брише потпуно дигитални запис, баш као што бацање документа у канту за смеће не спречава неког другог да касније преузме папир.
