Приручник о политици и процедурама је писани документ који детаљно описује правила организације и специфичне начине на које се она треба водити. Ово покрива све, од општег изгледа организације до детаља о томе како обрадити долазну пошту. Неколико основних идеја за приручник о политикама и процедурама учинит ће приручник кориснијим запосленицима.
Прикупите повратне информације од одељења
Пре писања формалног приручника за организацију, требали бисте добити повратне информације од свих различитих одјела о њиховој политици и процедури. Чак и ако не постоји формални приручник о процедурама и процедурама, одељења вероватно имају сопствену неформалну политику, меморандуме и разбацане водиче. Приручник о политици и процедурама, осим ако није написан за нову твртку или организацију, треба узети у обзир како је одјел већ покренут. Увођење потпуно нове политике и процедура може потенцијално успорити продукцију због криве учења. Умјесто тога, размислите о приручнику о политици и процедурама као о мјесту за консолидацију свих неформалних политика и процедура на једном мјесту како би се избјегла конфузија.
Међутим, ово није апсолутно правило. Једна од предности писања приручника о политици и процедурама је да вам даје шансу да прегледате ефикасност рада организације. Када пишете приручник, разговарајте са менаџерима и запосленима у различитим одељењима да бисте видели да ли су неке од политика и процедура са којима тренутно раде незграпне, тешке или недоследне. Ако је тако, можда ћете желети да одржите састанак како бисте разговарали о ефикаснијим начинима рада прије него што завршите са приручником.
Разликовати политику и процедуру
Политике укључују општа правила која описују шта се може или не може урадити, а то варира од филозофског до специфичног. На примјер, политика може бити “ми смо еколошки прихватљиви” или “поднијети све захтјеве за пријем Одјелу за пријем.” Процедуре описују поступне поступке за провођење политике. Приликом израде приручника о политици и процедурама, разликовајте ово двоје тако што ћете одредити наслове политика и процедуре за сваки поднаслов или листу политика. Ово ће омогућити да се приручник брзо води од стране запослених који желе да пронађу конкретне информације о томе како треба спровести политику.
Будите јасни и специфични
Приликом писања приручника о правилима и процедурама, можда ћете морати често да прегледате свој рад како бисте изоставили жаргон, сложене реченице и нејасна упутства. Покушајте да казне задржите на 15 или мање речи. Избегавајте радове или реченице које се могу тумачити на више начина. Уместо давања инструкција као што су, „обрадите све фактуре и пошаљите образац управнику“, опишите процедуре за обраду фактура и наведите име специфичног обрасца који ћете послати управнику.
Можда ћете желети да један или више запослених прегледају приручник о процедурама и процедурама да би проверили да ли постоје неки делови које је тешко разумети.
Редовно прегледајте и ажурирајте
Приручник о политици и процедурама је живи документ. Да би била корисна, прегледајте је и редовно ажурирајте по потреби. Одржавајте састанак једном годишње како бисте утврдили да ли је потребно направити неке измјене у приручнику о политици и процедурама. Ово укључује нове начине рада, преобликовање тешких или збуњујућих пасуса и начине размишљања како би приручник био кориснији, као што је додавање више информација или кодирање различитих боја различитим поглављима.
Избегавајте стављање временски осетљивих информација као што су имена контаката, телефонски бројеви појединаца и УРЛ-ови веб-локације у политику. Умјесто навођења одређених особа или наслова у приручнику, погледајте имена одјела. Ово ће помоћи да се осигура да приручник и процедура остају релевантни дуже.
