Процедура је као рецепт - скуп инструкција које јасно наводе ко нешто ради, када треба да се уради, како се то ради и какав би требало да буде резултат. Наведите сваки корак у редоследу који мора бити довршен. Саставите више процедура у приручнику који је организован по опису посла, одељењу, функцији или било ком редоследу који информације чини доступним корисницима приручника. Не мешајте политике са процедурама. Политике су правила или изјаве о положају; процедуре су оно што људи слиједе како би спровели политику.
Ставке које су вам потребне
-
Постојећа документација која може бити ресурсни материјал
-
Стручњаци за предмет који знају како да изврше процедуре
Одлучите које ћете процедуре документовати. Два метода за одабир садржаја вашег приручника су анкетирање потенцијалних корисника приручника како би се сазнало који су задаци потребни за разјашњење или више информација, или можда желите да направите листу оперативних проблема које можете ријешити са јасно дефинираним процедурама.
Прикупљање информација. Особа која већ обавља задатак је ваш најбољи извор ако не креирате процедуре од почетка. Гледајте како особа изводи задатак и води биљешке, или замолите особу да вам напише све кораке који су укључени у задатак, као и савјете или упозорења научена кроз искуство.
Успоставите изглед вашег приручника. Формат у две колоне чини процедуре јасним и лако читљивим. Наведите сваку страницу са називом процедуре и ставите испод наслова листу или параграф свих чињеница које не спадају у корак, као што је учесталост поступка и савјети или упозорења. Након тога процедура треба да уследи у табели са две колоне.
Напишите грубу скицу. У левој колони наведите лице које је одговорно за поступак. У десној колони наведите редослед корака које особа обавља. Ако процедура укључује више људи, сви би требали бити у стању да јасно виде гдје се уклапају у процес и шта требају учинити.
Тестирајте процедуре. Набавите некога ко није упознат са процедурама да их прати из нацрта. Важно је да користите некога неискусног, тако да особа неће узети било какве уобичајене пречице или сјај у нејасним тачкама које други читаоци не би разумели.
Ревидирајте нацрт. Разјасните, додајте, избришите и преуредите кораке све док се поступак не може пратити од стране било кога тко чита приручник.
Објавите приручник. Укључите садржај тако да читаоци могу брзо лоцирати процедуре. Додајте речник који дефинише било коју терминологију која је неуобичајена или специфична за вашу индустрију.
Савети
-
Немојте користити елегантну варијацију ријечи да бисте оживјели писање. "Видгет" је видгет сваки пут, а не "ставка" или "уређај". Стално описивање ствари може бити понављајуће, али побољшава јасноћу за читаоце.
