У данашњем свету, можете комуницирати професионално користећи неколико метода. Важно је знати правила правилне пословне кореспонденције за писма, е-пошту и честитке. Мале грешке могу направити разлику између импресионирања особе која прима вашу кореспонденцију и увреде. Такође, корисно је знати када је е-маил довољан у односу на откуцано писмо или руком писану поруку.
Традитионал Леттерс
Штампајте традиционална слова на заглављу користећи тежу или текстуру. Писмо треба да садржи име, адресу, број телефона и е-маил адресу пошиљаоца. Ако меморандум није доступан или ако је писмо лично, одговарајући наслов особе или особа које шаљу писмо треба да се појави у горњем левом углу. На пример, ако ви и ваш супружник шаљете писмо жалбе предузећу, укључите следеће:
Господин и госпођа Јохн А. Дое 123 Маин Ст. Анивхере, УСА 555-555-5555 тхедоес@емаил.цом
Затим, наведите примаоца ваше преписке и адресу на левој маргини. Име и адреса треба да буду формални, укључујући његове наслове и ознаке.
Датум је следећи у формату који се пише, на пример: 23. јун 2010. Под датум, укључите линију која упућује на предмет писма, користећи образац "РЕ: (референца)".
Поздрав је следећи и треба да одражава ваш однос са странком. Ако сте на бази имена, поздравите је са "Драга" и укључите њено име. Ако писмо иде на одељење или непознатог примаоца, користите "Драга господо" или "Поштовани господине или госпођо:" или чак "Коме се то може свидети".
Сва пословна писма требају се затворити формално. Најбољи избор за професионални завршетак је једноставно "С поштовањем" или "С поштовањем". Избегавајте завршне завршетке.
Руком писане белешке
Руком писана белешка је прикладна у многим пословним ситуацијама, као што су захвалнице, честитке за достигнућа као што су дипломе, породична породица, промоције и саучешће.
Коверта треба да садржи формално име и адресу примаоца. Ваша повратна адреса треба да се појави на полеђини коверте, мада може ићи у горњи леви угао предње стране.
Картица треба да садржи познати поздрав заснован на вашој вези. Ако сте на бази имена, користите прво име. Ако не, изаберите поштовање које одговара осећању.
Држите тело белешке кратким и пишите или штампајте уредно плавим или црним мастилом. Ако немате пристојан рукопис, пронађите некога ко то ради.
Доћи до тачке. Ако говорите хвала, одаберите фразу или двије која подсјећа приматеља за шта јој захваљујете, али немојте бити превише детаљни. Ако некоме честитате, укључите шта и на који начин сте добили информације. Ако је ангажовање клијента било у новинама, на пример, исечите саопштење и укључите га са картицом или га наведите у белешци.
Завршите напомену са "С поштовањем". Потпишите писмо са званичним именом и називом ако сте мање упознати са примаоцем. Ако вам је познато, ваше име је прикладно.
Емаил
Е-маил представља нови предмет расправе о начинима пословног комуницирања. Прво правило је да знате да ваш прималац прихвата или жели преписку путем е-поште.
Представите респектабилан профил е-поште. Ваша адреса и линија предмета морају бити препознатљиви и одражавати ваш пословни или професионални статус. На пример, ако шаљете е-пошту клијентима, требало би да буде "јохндое@мибусинесс.цом" уместо "доефамили1987@бигмаил.цом."
Нема потребе за унутрашњом адресом као код традиционалних писама, зато почните са поздравом, који треба да одражава ваш однос са примаоцем и да буде што формалнији. Уобичајена пословна е-пошта фаук пас је недостатак једноставног поздрава, који каже примаоцу да је е-пошта намењена њему.
Немојте користити е-пошту за рјешавање пословног проблема који би требао бити обрађен особно. Избегавајте конфронтације путем е-поште и запамтите да е-пошта живи вјечно на хард дисковима и послужитељима и може се користити на суду.
Избегавајте лутање у пословним е-порукама. Ако морате да укључите много детаља, направите документ за њих и приложите га уместо да их ставите у тело е-поште.
Избегавајте емотиконе, рачунарски сленг, знак узвика или упитнике више од једном и цапс лоцк. Ако сумњате у садржај или формат, покушајте да га одштампате на меморандуму и процените његов професионализам. Ако се то на папиру не чини професионалним, није е-маил професионалан.
Направите завршни професионалац са "Хвала" или "Искрено". Ваше пословне информације и контактне информације треба да буду у потпису ваше е-поште. Скенирани или на други начин електронски форматирани потпис је прихватљив. Ако обично користите цитат, слоган или друге информације, процените колико је то прикладно за пословне ситуације.
