Понекад се идеја компилирања политика и процедура може чинити неодољивом. Међутим, темељно разумијевање овог документа и његова сврха може помоћи. Први корак је учење дефиниције ових термина и онога што их чини различитим.
Савети
-
Политика пружа широк преглед циља компаније. Процедура показује запосленима тачно шта треба да ураде да би постигли циљ.
Политика насупрот процесу
Главна разлика између политике и процедуре је оно што комуницира са вашим особљем. Политика даје преглед става компаније о неком питању. Процес или политика дају запосленима упутства о томе како спровести политику.
Свака политика у Вашем пословању треба да буде концизна и једноставна. Требало би да пренесе јасан циљ који чак и потпуно нови запосленик може да разуме. Само политике које слиједе ове смјернице могу задржати ваше пословање на правом путу.
Процедуре затим подржавају политике које имате. Процес треба да буде јасан и покрива скоро све варијације проблема. На пример, процедура повратка треба да укључи шта да се уради ако клијент има рачун, нема доказ о куповини или је користио предметну ставку. Метак и кратки параграфи могу да учине процес лаким за читање и уважавање.
Пример за праћење
ИТ смернице и процедуре су важне у многим предузећима. Уобичајена политика је да запослени не би требало да приступају друштвеним медијима током рада. Смернице могу да кажу да компанија поздравља запослене да приступају друштвеним медијима током пауза или када је то неопходно за њихове радне функције.
Процедуре за спровођење те политике могу укључивати начине пријављивања неприкладне употребе рачунара и кораке које надзорници могу подузети како би зауставили понашање. Можете описати командни ланац који ови извештаји треба да прате и шта запослени могу очекивати ако наставе да крше политику.
Врсте смјерница
Требате креирати процедуре и политике за сваку област вашег пословања.Када запослени имају питања о томе како комуницирати са клијентима, једни с другима, управом или опремом, они би требали бити у могућности да погледају смјернице.
Многе компаније имају свеобухватну политику понашања запослених, која поставља правила о томе како особље треба да се облачи, понаша и обавља посао. Друге важне области које треба покрити су дисциплина, једнак третман, сексуално узнемиравање, присуство, радна мјеста и сигурност на радном мјесту.
Није увек један-на-један
Процедуре често подржавају политику компаније. Међутим, не постоји увек један-на-један однос процеса и процедура. На примјер, можете креирати политике које диктирају да ваше особље мора бити ослобођено илегалне употребе супстанци, не смије никада сексуално узнемиравати друге запосленике и не може узети новац из регистра. Затим, можете имати једну процедуру која покрива како се обрађују било какви извјештаји о тим понашањима.
Зашто креирати процедуре и политике
Свако пословање са запосленима треба политику и процедуре за вођење радника. Ове смернице помажу да се осигура да сви у компанији одговоре на исти начин на исти догађај. Ова доследност вам дозвољава, власнику бизниса, да понекад одустанете. Можете преузети друге задатке и чак имати слободан дан када знате да ваши запосленици могу водити бригу о послу.
Такође може задржати клијенте како би се вратили и изградили позитиван имиџ бренда. На пример, клијенти који имају различиту политику враћања сваки пут када дођу, могу да негују негативна осећања о вашем бренду. Међутим, клијенти који знају шта да очекују знају да могу рачунати на ваш посао.
Заштитите своје пословање
Други разлог за писање јасних смерница за политику и процедуре је да заштитите вашу компанију од правних радњи. Истакнути примјер је дисциплинска смјерница. Требало би да наведете очекивања запослених, дисциплинске поступке и када ћете морати да отпустите чланове особља.
Пратите свој процес сваки пут када запослени прекрши ваша правила. Ако морате да уклоните некога из вашег особља, можете да задржите незаконите тужбе на прекиду. Документовање вашег процеса даје вам доказе да сте поступали законито.
