Меморандуми се често шаљу многим људима у исто вријеме и нису замишљени да буду персонализовани као пословно писмо. Пословни запис је написан да даје инструкције или да информише публику. Та публика може бити члан ваше организације или трећа страна, као што је клијент. Када пишете меморандум клијента, још је важније да останете професионални током читаве белешке и да дате много информација. Додатни материјали, као што су информације о вашој компанији, могу бити укључени у меморандум клијента.
Направите наслов меморије клијента. Категорије наслова су То, Фром, Дате и Субјецт. Секција То треба да укључи све клијенте којима шаљете белешку. Ваше име иде у одељку Од. Датум када шаљете допис треба да буде написан после „Датум“, а предмет белешке треба јасно да објасни сврху, као што је „Додатне информације потребне за пројекат веб сајта“.
Напишите први параграф са својим клијентом на уму. Први параграф треба да буде неколико реченица које укратко објашњавају вашу сврху белешке. Користећи пример пројекта на сајту, објаснили бисте пројекат на коме радите за клијента, зашто вам требају додатне информације и које су то информације. Ово је резиме, тако да још не треба уносити детаље.
Напишите тело белешке, што је обично неколико параграфа. Овде ћете укључити детаље о референци клијента. На пример, можете да говорите о томе са којим аспектом пројекта на сајту имате проблема и које специфичне информације требате од клијента.
Укључите кораке које треба да предузме клијент, ако је применљиво, у последњем параграфу. Информативни дописи, као што је ажурирање клијента о новој политици компаније, неће бити потребни овом одељку. У примјеру пројекта на веб страници, ипак, требате објаснити клијенту како вам се допадају додатне информације. Ако се од клијента не тражи никаква акција, можете дати своје контакт информације у случају да има питања. Не заборавите да му се захвалите за његово време.
