Технологија је револуционирала процесе излаза у канцеларији, претварајући копирне уређаје у гигантске мрежне штампаче. Као што свака погодност нуди могућност злоупотребе, тако и висококвалитетна производња копирних уређаја може олакшати злоупотребу интелектуалне својине. Када размотрите шта ове машине могу да понуде вашој школи или бизнису, њихови позитивни резултати могу превагнути над њиховим недостацима, али њихови негативи би требало да вас подстакну да пажљиво испланирате њихову примену и употребу.
Репродукција документа
Осим за вишенаменске штампаче са малим волуменом, фотокопирни уређаји се ослањају на тонер сличан оном који купујете за ваш ласерски штампач. Што више трошите на опрему, то је боља резолуција, све до опреме која производи излаз који се готово не разликује од оригиналних докумената. Пуна боја или једнобојни - само црни - ови уређаји могу испумпати велике количине копија у кратком року. Лакоћа и вјерност којом се репродуцирају изворни материјали могу потакнути забринутост због сигурности информација, крађе података, кршења ауторских права и кривотворења. У пословном окружењу, медицинској или правној канцеларији, или било којем сценарију који укључује власничке или повјерљиве податке, фотокопирни уређаји могу представљати пријетњу контроли информација регулираних законом или обичајима.
Функционална погодност
Ранији копирни уређаји нису имали аутоматске улагаче докумената и нису успели да упореде више копија. Савремена опрема претвара акт дуплирања документа у случајни чин. Умрежена са кућним или канцеларијским рачунарима, једна од ових машина може заменити више десктоп штампача технологијом која аутоматски производи двостране копије, сабира и спаја вишеструке документе, чува често прештампане обрасце за тренутну дупликацију, факсове са радне површине или копирног стакла и е-пошту итс оутпут. Та погодност може убрзати и поједноставити рад уреда, али сложеност контрола копир апарата може потакнути кориснике да изаберу погрешне опције, троше папир и потрошни материјал на вањски излаз.
Оперативни трошкови
Пошто већина копирних апарата ради као ласерски штампачи, они спајају прашкасту смешу пластике и средстава за бојење на површину листова папира. Тај процес фузије ослања се на топлоту, која подстиче апетит за електричном енергијом, што повећава трошкове канцеларијских услуга. Копирке такође захтевају потрошни материјал, укључујући тонер који може коштати више од еквивалентних потрошних материјала за ласерске штампаче. Ови високо-продуктивни кертриџи могу трајати дуже од сличних потрошних материјала за десктоп-штампаче, али те перформансе носе вишу цијену. Посебно у раду са великим количинама, копирни уређаји такође могу захтијевати периодично сервисирање како би одржали своје излазне перформансе. Уговор о услугама може покрити и набавку и одржавање, али додаје још један фиксни трошак вашем доњем резултату.
Усвајање података
Фотокопирни уређај који складишти информације о документу за тренутно позивање и излаз, и који факсом и е-поштом шаље оно што дуплирате, користи интерни тврди диск да задржи скенирање страница за краткорочно или дугорочно преузимање. То чување података погодује практичним функцијама у канцеларији, али може осјетљиве информације изложити ризику од случајне или намјерне злоупотребе. Као и сваки други хард диск, механизам за складиштење у фотокопир апарату може дати тајне дуго након што избришете информације и документе из њега, и захтијевају исте врсте сигурносних одредби које примијените на тврде дискове рачунала када продајете или стављате систем ван погона.
