Управљање портфељем пројеката је процес којим организације и предузећа могу организирати, прегледати и анализирати своје тренутне пројекте. Обично се користи за одређивање приоритета различитих пројеката; обично се разврставају у различите категорије као што су финансије, раст и користи. Пројектни портфељи на крају дозвољавају одбору или директору да добију шири поглед и дубље разумијевање тренутних настојања компаније.
Саставите инвентар тренутних пројеката предузећа. Укључите свако предузеће које предузеће тренутно има, без обзира на то колико је мала. Обезбедите довољно дескриптивних информација за сваки пројекат тако да се могу упоредити и управљати. На пример, наведите пројектне финансијске трошкове пројекта, његове циљеве, користи, процењено трајање и начин на који пројекат подржава општу стратегију компаније.
Компанија за становање, на пример, може саставити инвентар који садржи пројекат иницијативе за борбу против социјалног понашања, пројекат обнове имања и нову зграду. Компанија би такодје могла написати да пројекат обнове некретнина кошта 1 милион долара, да ће проћи око 3 године да се заврши и да ће бити смјештено 800 нових породица.
Учитајте ове информације електронским путем; ово ће осигурати да се подаци могу брже и ефикасније упоређивати него људски тим. Електронски подаци се такође могу преносити путем е-поште и одмах се предају директору компаније.
Договорите састанак за директоре и директоре одјела (тим за управљање портфељем или ПМТ). Ови појединци ће имати најшире знање о послу и могу доносити информисане одлуке у најбољем интересу компаније. Замолите их пре састанка да прегледају податке и апсорбују информације за дискусију.
Обезбедите да се портфолио тима слаже са критеријумима за одређивање приоритета пројекта. Питања као што су финансије и користи се обично користе за одређивање приоритета, али се могу размотрити и друга питања као што је потенцијал.
Позовите састанак и одредите приоритете текућих пројеката које предузеће предузима. Приоритет треба дати пројектима заснованим на њиховим финансијским потенцијалима, потенцијалима раста и користи. Пројекти са највећим приоритетом ће захтијевати сталну пажњу, док ће се други пројекти мањег приоритета моћи одржати или искључити из агенде компаније у потпуности.
Поново процијените управљање пројектима компаније тако што ћете редовно позивати ПМТ. Организујте квартална, месечна или чак седмична савјетовања и разговарајте о томе да ли одређеним пројектима треба више подршке (чиме се повећава њихов приоритет) или се могу спустити даље на листи.
