Како одлучите да организујете канцеларијске датотеке има важан утицај на ефикасност и продуктивност. Систем архивирања треба да се заснива на томе како се датотеке користе у канцеларији, на које се карактеристике датотеке најчешће наводе и како се датотеке вербално траже. Одговарање на ова питања ће вам помоћи да одредите најбољи систем за организовање датотека.
Ставке које су вам потребне
-
Ормар за картотеку
-
Фасцикле за датотеке
-
Ознаке датотека
Одредите да ли ћете организовати датотеке по абецедном реду по субјекту, нумерички користећи унапред одређени систем нумерисања или хронолошки по датуму креирања или датуму доспећа. Креирајте привремене и трајне датотеке. Привремене датотеке су тренутно активне датотеке које имају датум завршетка додијељен у којем тренутку датотека може бити уништена или смјештена с архивираним датотекама. Примјери привремених датотека укључују текуће пројекте, акцијске ставке и материјале које треба прочитати. Стални досијеи су они који нису доступни тако често, али их треба чувати у архиви за будућу употребу.
Запишите наслове и дефиниције ознака у документу који се може референцирати. На пример, ако користите нумерички систем архивирања, запишите предмет који сваки број одговара и наведите примере докумената који ће бити укључени у ту тему. Ово помаже у одржавању доследности приликом подношења докумената.
Направите хрпе за привремене документе, трајне документе и смеће. Сортирајте документе пре него што их укључите у систем архивирања. Немојте записивати оно што није потребно сачувати.
Изаберите локацију за складиштење датотека. Можда ћете одлучити да привремене активне датотеке треба да се унесу у ладицу вашег стола где су лако доступне. Датотеке које се дијеле међу особљем требају бити централно смјештене у уреду. Ако радите са датотекама које треба заштитити, као што су датотеке које садрже личне податке клијената, користите кабинет за закључавање датотека и одредите ко ће у канцеларији имати приступ.
Креирајте своје датотеке. Означите датотеке својим абецедним, нумеричким или хронолошким системом. Запамтите да, иако желите да будете специфични са својим насловима ознака, такође желите да наслови буду довољно широки да обухвате неколико типова докумената. На пример, уместо означавања фајла са одређеним именом састанка, креирајте фајл за састанке који су присуствовали у току године и сачувајте све релевантне документе у њему. Ово вас спречава да креирате бројне датотеке у којима ће се чувати само један или два документа.
Савети
-
Запамти једноставно је увек боље. Покушајте да избегнете компликоване системе за архивирање који ће бити тешко вама и особљу да запамте. Употријебите датотеку са задужењем за задатке специфичне за датум као што су плаћање рачуна или фактурирање. Организујте свој фајл по месецима или данима у зависности од задатака и очистите фајл док се задаци завршавају или бацањем докумената или њиховим пребацивањем у трајни фајл.
