Ефикасна служба за клијенте је у стању да брзо реши проблеме клијената и створи висок ниво задовољства. Део онога што чини одјел за корисничку службу ефикасним је имплементација добрих процедура и процеса за корисничку услугу. Створите разумне процедуре и развите програм обуке који ће помоћи вашим сарадницима да науче да користе ове технике и да се прилагоде потребама клијената.
Прикупљање података
Када ваш одјел за корисничке услуге познаје сваког клијента, онда он може створити рјешења за проблеме који су прилагођени потребама корисника. Да бисте помогли сарадницима у служби за кориснике да остану блиско упознати са пословним потребама ваших клијената, морате имати систем за управљање клијентима који омогућава представницима да уносе податке о клијенту. Када се систем управљања корисничком услугом правилно користи, подаци се уносе сваки пут када клијент позове базу података која је доступна сваком сараднику корисничког сервиса. Када тај клијент поново позове, подаци ће бити доступни и професионална служба за кориснике креира персонализовано искуство за клијента.
Смернице
Сарадник у пружању услуга клијентима је ефикасан само онако како то дозвољавају смернице компаније. То значи да сваки професионални корисник услуга у вашој организацији треба да буде редовно обучен о томе које врсте услуга су овлашћене да понуде клијентима, у којим случајевима би било потребно укључивање руководства и најбољи начин да се користи компјутерски систем за одржавање задржавања клијената. Текућа обука одржава сараднике корисничке службе у току са свим промјенама у политици компаније које се могу користити за пружање услуга клијенту и освјежава сараднике на основним процедурама компаније.
Искуство потрошача
Добар процес корисничког сервиса препознаје да је искуство корисника једнако важно као и резултати које нуди представник службе за кориснике. Побрините се да постоји систем који ће одмах примити позиве од стране корисника. Клијенти не би требало да буду стављени на чекање дуже од 60 секунди, а професионални сервис за купце увек треба да се извини због тога што је клијента ставио на чекање када бира позив. Професионална служба за кориснике треба да буде у стању да одмах препозна да ли може да помогне клијенту, или ако клијент треба да буде премештен код менаџера или другог одељења. Приликом преношења клијента, сервисни сарадник треба да остане на позиву док се корисник не повеже са неким другим.
Побољшања
Кориснички сервис је динамично одељење у којем треба увек истражити побољшања алата доступних сарадницима, коришћене процесе и интеракцију између корисничког сервиса и других одељења. Сарадници у служби за кориснике добијају вриједне информације од клијената током цијелог дана о побољшањима производа, питањима пакирања и маркетиншким приједлозима. Требало би да постоји процедура која омогућава представницима сервиса за кориснике да поделе корисничке информације са одговарајућим одељењима унутар компаније.
