Систем платног списка обезбеђује медијум потребан послодавцу за обраду платног списка. Све док систем платних спискова задовољи потребе послодавца, они могу да користе систем који желе.
Упутство
Ручни систем обрачуна плата би требало одабрати након пажљивог разматрања. Овај систем захтева да платна листа обрађује цео платни списак; повећање вероватноће грешака. Послодавци би требали ићи са ручним платним системом само ако имају мало запослених. Главна страна овог система је да је јефтин за имплементацију.
Послодавци могу купити стандардне временске листове од стационарне продавнице и запослити их. Послодавац може вршити калкулације плата и пореза на калкулатору, ручно писати чекове / исплате за плаћање или користити писаћу машину и чувати податке о платним листама на папиру у кутијама за складиштење. Ипак, покушај коришћења овог система, ако неко није упућен у законе о платним списковима, или ако је платни списак превелик, може довести до нетачне плате и обраде пореза.
Ин-хоусе Компјутеризована
Ин-хоусе компјутеризовани систем је одржива алтернатива ако послодавац жели да елиминише ручну обраду плата. Овај систем подразумева коришћење софтвера за платни списак, као што су З-Паи, Ултипро и КуицкБоокс, који могу да складиште податке о платном списку за усклађеност са евиденцијом. Она израчунава плате и одбитке на основу унетих података. На примјер, особа која плаћа раднике би уписала статус запосленог, стање рада и додатке у софтвер за платни списак. Софтвер за платни списак има федералне и државне табеле задржавања, које су тешко кодиране у систему и врши израчуне.
Овај систем захтева од запосленог да улаже и одржава софтвер за обрачун зарада. У зависности од сложености софтвера, особље платног списка може захтијевати опсежну обуку. Ако је платни списак мали, једина особа која прима плату може обрадити обрачун плаћа. Али, ако је платни списак велики, са хиљадама запослених, послодавац би морао да запосли пуну радну снагу, која може укључивати службеника за платне спискове / асистента, специјалисте за платне спискове, надзорника платног списка и менаџера платних листа. Овај систем се може показати скупим за послодавце.
Оутсоурцед
Оутсоурцинг платног списка даватељу платних услуга је често исплативо и штеди вријеме алтернативу за послодавце. Платне услуге имају професионалце који обрађују платне спискове који обрађују платни списак клијената, укључујући директне уплате депозита, живе чекове и обраду В-2. Послодавци плаћају јединствену накнаду за ову услугу, елиминишући потребу за плаћањем плаћа и бенефиција особља на лицу мјеста. Осим тога, послодавци не морају да се баве софтверским проблемима на платном списку. На крају, оутсоурцинг платног списка даје послодавцу времена да се фокусира на друге дужности.
Многи пружаоци платних услуга нуде онлине решења за платни списак, који омогућавају послодавцима да приступе подацима о платном списку запослених и евиденцији плата на мрежи. Штавише, услуге платног списка обично нуде клијентима различите методе преношења сати плата за сваки платни период, као што је путем факса, путем е-маила или путем интернета.
Лоша страна оутсоурцинга је да када запосленици имају забринутост за плате, непосредна помоћ можда неће бити доступна. Штавише, када платни спискови праве одређене грешке у порезу на плате, ИРС кажњава послодавца, а не платни сервис. Сходно томе, неки послодавци запошљавају администратора на лицу места, који ради као службеник за платни списак и послодавца.
