Многа предузећа која нису на готовинској основи имају књиговодствена потраживања. То су износи које клијенти дугују фирми и обично се признају као приходи у билансу успјеха. Овај процес може бити изазован и често се прима новац који се не може лако примијенити на рачун клијента. Процедуре у овој области специфицирају технике како би овај рад учинио што једноставнијим и мање времена.
Поступак 1: Депозитни фондови
Уложите све чекове и примљене готовине, чак и ако се не могу идентифицирати са клијентима у систему потраживања. Убрзајте и процес плаћања кредитним картицама. На потврди о депозиту можете забиљежити неидентифицирану провјеру да бисте документирали ситуацију. Копије уплатница су обично доступне онлине, али не и депозитне ставке. Направите копије ставки које се не могу одмах идентификовати и унесите их по датуму пријема.
Поступак 2: Истраживање
Подигните фајл са најстаријим ставкама и прво радите на њима. Покушајте пронаћи слична имена у систему; име корисника могло је бити погрешно написано. Можете претражити све отворене фактуре које одговарају износу плаћања или неки други детаљ о плаћању. Неки рачуноводствени одјели имају датотеке о неидентифицираним ставкама које су ријешене тако да ако примите још једну провјеру од истог клијента, не морате губити вријеме с идентификацијским проблемима.
Поступак 3: Контактирајте одјел продаје
Обратите се запосленима у одељењу продаје и распитајте се о плаћањима која се не могу ускладити у систему. Пошто потраживања потичу од одељења за продају, продавци ће вероватно памтити продају и моћи ће да вам пруже неке корисне информације.Новац би могао бити за предујам на продају који још није признат и, ако је то случај, одјел продаје мора створити потраживање у систему. Ако сазнате да су средства примљена за продају која није повезана са одељењем продаје, обавестите о томе одељење које је ангажовано и рачуноводственог менаџера.
Поступак 4: Посебни рачун
Направите посебан рачун главне књиге који ће се користити за неидентификована потраживања. Овај рачун се често ствара као обавеза са кредитним салдом. Када примите непознату уплату, задужујете новац и кредитирате неидентификовани рачун потраживања. Када утврдите на ком клијенту ћете применити новац, можете да преокренете унос дневника и унесете податке у модул за пријем. Алтернативно, можете користити кредитну потврду за кредитирање потраживања и поништити обавезу.
Поступак 5: Контактирајте клијента
Ако се потраживање не може наћи у одјелу продаје, сљедећи корак је контактирати клијента и покушати добити детаље о продаји. Понекад власник мале фирме може користити своје име за продају, али плаћа пословним чеком, који се не може ускладити са било којим рачуном. Ако телефонски број није на чеку, можда ћете морати да користите Интернет да бисте пронашли контакт информације. Будите сигурни да имате чек или копију чека испред вас када разговарате са клијентом како би вам омогућили да дате што више информација.
Поступак 6: Нови приход
Ако након разумног времена још увек не можете да пронађете клијента у вашем систему, питајте контролора за дозволу за креирање новог потраживања у систему, додајте напомену о ситуацији и примените чек на овај нови налог. У зависности од износа чека, није вредно потрошити више од сат времена или покушавајући да примените средства на одговарајући рачун. Ако имате превише ових ставки, састајте се са особљем одељења продаје како бисте утврдили шта је иза овог проблема и покушајте да га исправите.
