Непрофитне организације су под контролом различитих интересних група због ослањања на добротворне донације или због статуса ослобођеног од пореза. Да би се осигурало да се ваше праксе куповине приближе када их прегледају медији, донатори, Служба за интерне приходе или друге заинтересоване стране, важно је креирати политике набавки које ће избећи потенцијалне сукобе интереса или недостатак транспарентности.
Вишеструке понуде
Неке непрофитне организације захтевају да се куповина изнад одређеног нивоа долара постави за понуду, при чему организација прима више понуда за различите добављаче. Ово помаже у смањењу шансе да агент за куповину, шеф одељења или извршни директор могу наградити уговор пријатељу, члану породице или пословном сараднику који нуди личну награду или директни мито. Ово такође спречава дугогодишњег добављача да сваке године повећа цене или смањи услуге, јер зна да нема конкуренције.
Лов Бид вс.
Ваша политика набавке може захтијевати да ваша организација узме најнижу понуду за пројекте, услуге или робу, или вам омогући да узмете најбољу понуду. Најбоља понуда можда није најјефтинија, али може пружити бољу вриједност организацији. На пример, једна компанија која се бави спортским маркетингом могла би да понуди трку у добротворне сврхе од 10 километара за мању накнаду од друге фирме, али понуђач са вишим ценама можда има више искуства у тркама и има више контаката који могу купити спонзорства. У неким случајевима, непрофитна организација може дозволити да уговор оде на посао који није најнижи понуђач све док је уговор у оквиру одређеног процента најниже понуде, а агент за набавке, руководилац одељења или руководство може да покаже разлоге зашто најнижа понуда није најбоља понуда.
Захтеви за предлоге
Као део ваше политике набавке, креирајте и издајте захтев за предлоге пројеката, услуга или робе веће од одређеног износа у доларима. РФП је стандардна процедура коју пословни субјекти користе, а која потенцијалним понуђачима преноси исте објективне захтјеве за уговор. РФП-ови помажу непрофитним организацијама да упореде понуде за јабуке.
Сукоб интереса
Да бисте спречили фаворизовање или појаву фаворизовања, питајте чланове одбора и руководеће особље да ли имају пријатеље, чланове породице или пословне партнере који продају робу или услуге које купујете. Многе непрофитне организације имају политике које забрањују организацији да послује са компанијама које имају блиске везе са кључним актерима. Пре него што одобрите велике уговоре, подијелите имена потенцијалних пословних партнера са кључним заинтересованим странама како бисте утврдили да ли неки од њих има конфликт.
Транспарентност
Будући да непрофитне организације нису у конкуренцији са другим компанијама за профит, оне су више слободне да открију пословне информације јавности. Учините вашу политику набавке доступном јавности на вашој веб-локацији. Укључите информације о великим куповинама у извештај благајника који је дат вашем одбору на састанцима одбора.
Одрживост
Можда ћете желети дати предност предузећима која користе “зелену” пословну праксу. То може укључивати компаније које су јавно изјавиле и показале иницијативе за смањење потрошње енергије и воде, рециклирање, кориштење органских и нетоксичних материјала или смањење пакирања.
