Планирање успјешне конвенције захтијева познавање великих стратешких циљева организације домаћина прије почетка рада на основној логистичкој конференцији. Користећи ваше стратешке циљеве, можете ефикасно планирати како привући учеснике које желите, изабрати право мјесто, изабрати најбоље говорнике и развити најатрактивније садржаје и активности.
Дефинишите своје стратешке циљеве
Циљеви организације за конвенцију нису увијек исти као циљеви судионика конвенције. Научите разлоге организације за одржавање конвенције. Може бити да се привуку и задрже чланови, створе профити, да се члановима одбора и одбора пружи одмор или генеришу медијски публицитет за организацију.
Подесите Тактички план
Када сазнате своје стратешке циљеве, поставите своје тактичке циљеве за њихово достизање. То може укључивати одабир семинара и предавача за привлачење специфичних типова учесника, одржавање сајмова за повећање прихода, додавање активности брачног друга како би се повећала посјећеност, организовање друштвених функција као што су голф турнир или речно крстарење, банкет награда или одржавање годишњег гласања чланства. Ваш маркетиншки план треба да укључи оглашавање, односе са јавношћу, промотивне и друштвене медијске стратегије за промоцију конвенције.
Планирајте буџет
Одредите финансијске циљеве организације за конвенцију и прегледајте своје бројеве. Можда сте ограничени на одређени буџет ако је конвенција трошак. Организација може имати циљани профит, или вам може бити дозвољено да потрошите на основу очекиваног прихода. Креирати пројекције на основу оптимистичних и конзервативних прихода од регистрације и спонзорства.
Објасните ваш дневни ред
Затим испланирајте дневни ред догађаја. Изаберите датум, место и активности. Многе конвенције имају тему која објашњава свеукупну сврху догађаја и помаже привлачење учесника. Можда ћете морати да тражите информације о датумима и потенцијалним локацијама из вашег одбора или учесника и обавите посете на више места пре него што одаберете један. Прегледајте информације о претходним конвенцијама да бисте сазнали о местима, присуству, финансијским резултатима и повратним информацијама учесника и спонзора. Креирајте календар који почиње са пријављивањем учесника и описује распоред сваког дана.
Истраживање логистичких потреба
Започните контактирање места, говорника, угоститеља, забавних опција, аудиовизуелних компанија, штампача и туристичких компанија. Одредите како се бави маркетингом, регистрацијама, спонзорствима, значкама, цхецк-ин-има, сајмовима сајмова, торбама за поклоне, програмским књигама и страницама на веб-страницама. Пошаљите захтеве за предлоге за спољне добављаче као што су одмаралишта, угоститељи, голф терени и туристичке агенције. Саставите листу жељених добављача и трошкове.
Напишите приједлог
Припремите документ који приказује ваш одбор или конвенцијски тим о плану за конвенцију. Укључите своје разумијевање циљева организације и како планирате испунити те циљеве. Наведите дневни ред догађаја са детаљним дневним распоредом. Представите комплетан буџет. Објасните зашто сте одабрали тему, локацију, теме семинара, предаваче и друштвене активности. Оправдајте своје пројекције присуства, трошкова и прихода на основу вашег истраживања.
