Не бисте били први пословни професионалац који би размишљао о томе како најбоље управљати поверљивим факсимилом. Означите га као "поверљиво" и можда ћете несвесно позвати радозналост и инвазију на нечију приватност. Прескочи и последице могу бити још горе. Обратите пажњу на оба питања тако што ћете факсом означити факс као „поверљив“ на насловној страни факса. Затим убаците зубе у упозорење за искључивање очију тако што ћете написати поверљиву поруку доњег дела папира.
Направите нови документ у програму за обраду текста са маргинама од 1 инча. Уметните пословни лого, ако је применљиво, на врх странице.
Центрирајте ријеч “Повјерљиво” подебљаним словима на врху странице. Изразите слова за нагласак. Испод, и центрирано, ставите речи „Фак“, „Фак цовер схеет“ или „Фак трансмиттал“ за брзо препознавање.
На лијевој страни насловне странице упишите "Датум:" "Вријеме:" и "Број страница, укључујући насловну страницу:". Двапут размакните и напишите „Адресар:“ „Број факса“ и „Број телефона“ на одвојеним линијама. Поново двапут размакните и напишите: „Пошиљалац:“ „Број факса“ и „Број телефона“ на одвојеним линијама. Укључивање бројева факса и телефона је паметан начин да покријете своје базе, посебно ако се факс изгуби, изгуби или никада не стигне. Ако је број нетачан или су транспонирана два броја, можете исправити грешку у будућим факс пријеносима.
Прилагодите насловну страницу факса одељку који одговара вашим пословним потребама. На пример, ако редовно шаљете факсове истој особи или одељењу, можете да направите оквир са насловом „Информације о усмеравању“ или „Следећи кораци“. Или, задржите опције отворене тако што ћете креирати одељак „Коментари“ тако да можете ручно да рукујете. - напишите белешку или упутства, као што су: "Молимо вас да ме одмах назовете да бисте потврдили пријем овог факса."
Напишите поруку подножја на дну насловне странице факса. Слично поверљивом упозорењу које видите на неким е-маиловима, ова порука треба да пренесе да је факс: поверљив; намењен је само примаоцу; и садржи информације чије је откривање, копирање, коришћење или дистрибуција забрањено. Такође би требало да захтева од пошиљаоца да буде обавештен о погрешном пријему - још један добар разлог да достави број телефона на врху насловне стране факса.
