Од тренутка када послодавац први пут ступи у контакт са потенцијалним запосленим, до тренутка престанка радног односа, важно је да се писмени подаци који се односе на запосленог чувају у досијеу запосленог особља под именом сваког запосленог. Ови досијеи о запошљавању, ако се исправно одржавају, могу потенцијално служити да заштите послодавца од будуће одговорности за кршење закона о раду и радног права, као што је незаконито прекидање или дискриминација при запошљавању.
Ставке које су вам потребне
-
Закључавање ормарића за датотеке или сигурне собе са ограниченим приступом
-
Фасцикле за датотеке
Разумите зашто вам је потребно да чувате досијее запослених. То је евиденција компаније и запосленика о томе шта се догодило на радном мјесту. Записи који се воде у досијеу особља могу служити за заштиту послодавца у будућим судским поступцима и помоћи да се разјасне неспоразуми који се могу појавити у вези са питањима политике, питања плата и накнада, радних задатака и одговорности, дисциплинских или корективних радњи и жалби.
Дакле, шта би требало ући у досије особља? Следећи документи и евиденције треба да воде стручњаци за људске ресурсе, или менаџери, на сваком запосленом. Опис посла Пријава за посао Понуда за запошљавање ИРС образац В-4 Потврда за приручник за запослене (Често је добра идеја задржати копију самог приручника, посебно када је подложан промјенама с времена на вријеме. На тај начин сви знају које су одредбе приручника које је запосленик потписао.) Дане су све оцјене учинка Запослени имају користи од пријављивања Авардс Жалбе и комплименти примљени о запосленом Дисциплинске радње или упозорења * Записи о присуству Препоручује се да сваки различити тип записа има свој властити табулатор.
Медицинске евиденције и имиграциони обрасци треба да се чувају у посебним документима. Пошто не можете доносити одлуке о запошљавању на основу имиграционог статуса особе, под претпоставком да имају право да раде у САД-у, а федерална влада има право да преиспита И-9, вероватно је боље држати је одвојено. Исто тако, што се тиче медицинске документације, Закон о Американцима са инвалидитетом (АДА) садржи веома строга правила у погледу приватности и приступа медицинској документацији о понуди, тако да је неопходно да их чувате у посебном кабинету за фајлове и фајлове са ограниченим могућностима. приступ. АДА ограничава откривање информација у овим евиденцијама супервизорима, у оној мери у којој запослени има неопходна ограничења у погледу њихових дужности или им је потребан смештај; радници прве помоћи у случају хитне медицинске помоћи; и службеници владе и осигурања у ограниченим околностима.
Важно је да се нетачне информације у досијеу запосленог особља исправи одмах по обавештењу компаније да су информације нетачне.
Запослени у кадровским евиденцијама треба да буду закључани и доступни само особама које имају легитиман посао и морају имати приступ датотекама. Менаџеру или надзорнику првог реда може бити потребан приступ како би доносили одлуке о промоцијама и дисциплинским поступцима. Ако било ко без легитимног бизниса треба да приступи фајлу, жели да га види, потребан им је важећи судски позив. У супротном, права на приватност запосленог могу бити прекршена.
У принципу, закон не захтева од вас да запосленом откријете шта се налази у досијеу запослених, без одговарајућег захтева запосленог. Међутим, вероватно је боља пословна пракса да запослени буду информисани о томе шта се налази у њиховом досијеу. На тај начин немате маргиналног запосленика који је изненађен када су дисциплиновани или укинути. Изузетак од овог општег правила су одредбе Закона о фер кредитном извјештавању (ФЦРА). Од вас се тражи да информишете запослене, или потенцијалне запослене, ако предузимате негативну акцију на основу онога што је садржано у њиховом кредитном извештају.
Од издавања обавештења запосленима одвојено од онога што се налази у њиховом досијеу за особље је питање приступа. Многе државе захтевају од послодаваца да запосленима и бившим запосленима дају приступ свом досијеу запослених. Важно је, као стручњак за људске ресурсе или пословни власник, да се упознате са законом ваше државе у том погледу. Међутим, као опште правило, приступ запосленог мора бити разуман и подложан томе да члан управе буде присутан како би се осигурало да се ништа не предузме или промени. Неки државни закони дозвољавају запосленику да има копије, ако то учини, нека неко направи копију. Често ће бити ограничења онога што запослени може да види у свом досијеу особља. Ако постоје осетљиве ставке као што су референтна писма, кривичне истраге и друге информације које могу кршити туђа права на приватност, њима се може ускратити приступ. Добра је идеја да ове ставке држите под засебном картицом у досијеу запослених. Неки државни закони могу омогућити запосленику да поднесе побијање дисциплинских поступака или процјена.
Савети
-
Чувајте копију државног закона, ако постоји у вашој држави, о приступу датотекама запослених на радном месту или при руци, у подручју у којем се те датотеке чувају. На тај начин ће се избјећи било какви сукоби између управе и запосленика у односу на оно што је и није допуштено.
Упозорење
Сваки запослени мора бити третиран на исти начин када је у питању одржавање и приступ њиховој кадровској евиденцији. Свако одступање у пракси може подвести предузеће у парницу. Ако имате било какве сумње у вези са одржавањем досијеа запослених, консултујте се са адвокатом.
