Стварање реалног распореда пројеката је један од највећих изазова са којим се суочава менаџер пројекта. Постоје неки уобичајени проблеми у планирању пројеката који се могу предвидјети и спријечити, дајући свима који су укључени у пројект више повјерења у распоред.
Процена трајања задатка
Најосновнији и најчешћи проблем са планирањем пројекта је процена трајања сваког пројектног задатка. Већина људи потцењује колико ће им времена требати да ураде, што резултира распоредом који одражава само најбољи сценарио. Да бисте то спречили, сваком задатку можете додати време ако можете да процените колико је ваш члан тима потценио. (Многи људи доследно подцењују одређени проценат.) Или можете додати време као посебну ставку у вашем распореду. Иако се то понекад не гледа као “попуњавање” вашег распореда, то је заправо реалан начин да ваш план буде прецизнији.
Будите сигурни да не пропустите потребне пројектне задатке. Лако је превидети оне које раде групе ван вашег пројектног тима или оне за које стручњак за одређену проблематику мисли да су толико очигледне да их не треба спомињати.
Ассигнинг Ресоурцес
Већина распореда пројеката заснива се на претпоставци да ће права особа бити доступна када је то потребно. Али ако ваша организација нема добар метод за додјељивање људи пројектима, то се можда неће догодити. Ваш распоред такође треба реално да прикаже колико времена сваки члан тима може да потроши на ваш пројекат, узимајући у обзир друге пројекте, оперативну подршку или административне задатке које они морају да ураде.
Постављање датума имплементације
У многим случајевима, менаџмент или неки спољни фактор је одредио датум имплементације пројекта прије него што развијете распоред. Од вас ће можда бити затражено да скратите вријеме планирано за неке задатке како бисте испунили потребан датум завршетка. Требали бисте проактивно саопштити спонзору пројекта све ризике који су укључени у доношење ових промјена.
Управљање непознатим
Непознати догађаји, као што су промене у пословном окружењу или проблеми са новом технологијом, могу довести до тога да пројектни задаци трају дуже него што је планирано. Идентификујући могуће ризике на почетку пројекта моћи ћете боље да управљате било којим догађајем и на тај начин смањите њихов утицај на ваш распоред.
Промена у организацији
Промјене у опсегу пројекта, захтјеви које треба испунити или технологија која се користи могу нарушити план пројекта. Овакве промјене би требале проћи кроз формални процес управљања промјенама пројекта тако да спонзор пројекта и клијенти могу пристати на било какве промјене у распореду, умјесто да их неугодно изненаде.
Процена великих пројеката
Велики пројекат има више међузависности између задатака и између радних група или појединаца. Овај ниво сложености отежава предвиђање распореда, који ће морати укључити вријеме за такву координацију.
