На многим радним местима меморандуми служе као погодно и ефикасно средство комуницирања. Одговарањем на питања у меморандуму, уместо у комуникацији лицем у лице, можете и повећати број радника које ваш одговор достигне и пружити радницима физички или електронски документ који ће касније позвати ако забораве одговор који сте дали. Да бисте били сигурни да је ваш меморандум што ефикаснији, правилно форматирајте своју комуникацију и пажљиво је саставите на уму.
Направите наслов белешке. Укључите "Датум:" након којег слиједи пуни датум на који шаљете свој допис, "То:" с објашњењем коме шаљете меморандум, "Од:" са вашим именом, и "Предмет:" кратак опис предмета. Ако припремате свој меморандум путем е-поште, овај наслов ће вероватно већ бити на снази за вас. Ако куцате вашу белешку, ставите све ове информације на врх белешке, поравнате лево.
Поставите питање у линију предмета. Ако је питање које адресирате било превише дуго, кондензирајте га скраћујући га у фразу од две или три смислене речи. Ако планирате да адресирате више од једног питања у свом меморандуму, наведите тему питања, а затим “Питања и одговори” да упозорите запослене на садржај меморандума. Постављањем овог питања или записа о питањима и одговорима у линију предмета, запосленима олакшавате да пронађу меморандум ако га касније позову.
Одговорите на питање или питања сажето, али јасно. Запослени желе одговоре на своја питања, а не вербоски. Држећи ваш одговор јасним и кратким, можете повећати вероватноћу да читаоци разумију одговор и да на њега ефикасно одговоре.
Реците запосленима које треба контактирати ако им требају додатне информације. Ако желите да разјасните било какву конфузију у вези са питањима, замолите их да разговарају са вама. Ако у вашој фирми постоји још једно одељење које би боље одговарало на питања о тој теми, реците својим запосленима да наведу одређену особу у оквиру овог одељења и укључите контактне податке ове особе.
