Када планирате састанак у хотелу, желите да осигурате да одељење продаје правилно унесе потребе ваше групе како не бисте били преоптерећени. Ваш контакт у хотелу ће створити групни животопис за ваш састанак да бисте поделили са другим одељењима и обезбедили све што вам је потребно у хотелу. Резиме групе је профил који обухвата сврху ваше организације за састанак у хотелу, број људи који присуствују, број соба за спавање и потребна паркирна мјеста, угоститељске и друге функционалне потребе које ће хотел пружити. Овај профил би требало да буде креиран око 14 дана пре вашег догађаја, тако да вам одговарајући временски оквир одговара.
Напишите све што вам је потребно за састанак и доставите га контакту за продају хотела како бисте били сигурни да хотел има ресурсе за ваше потребе. Оброци, грицкалице, паркирна мјеста, собе за одмор и собе за ноћење су примјери ствари које требате подијелити с продајним контактом. То ће му дати прелиминарну идеју за вашу визију састанка и улогу хотела у томе да она иде глатко. Он може да вам достави стандардни образац који ћете попунити да бисте ухватили ове информације.
Направите рокове за регистрацију састанака са учесницима у односу на временску линију коју контакт за продају у хотелу треба да информише особље о вашим потребама. Користити подстицаје за подстицање ране регистрације, укључујући попусте за регистрацију или повластице за конференције. Обезбедите да учесници знају шта је на располагању за коришћење у хотелу и размотрите укључивање регистрације за додатне активности на обрасцу. Спа третмани, вечере без састанака и излетничке активности су ствари које можете укључити ако хотел има ресурсе да их обезбеди и они испуњавају опсег вашег састанка.
Комуницирајте са својим продајним контактом након што надмашите свој крајњи рок да бисте били сигурни да има број људи који ће присуствовати и шта ће бити потребно од хотела. Основајте све додатне бројеве на комуникацији које добијете од потенцијалних учесника који желе да присуствују, али желе да се региструју на лицу места и историјске бројеве за регистрацију на лицу места.
Затражите преглед свог групног животописа две недеље пре састанка. До овог тренутка, група ће наставити са радом и биће спремна за дељење са остатком хотела. Желите да будете сигурни да бројеви и активности које је остварио контакт за продају одговарају вашем броју и активностима планираним за састанак. Поставите питања како бисте разумели сваку ставку ретка коју прегледавате. Одмах донесите било каква одступања пажњи контакта продаје.
Прегледајте вашу фактуру из хотела и упоредите је са информацијама које сте прегледали у свом групном животопису и подацима о регистрацији ваше организације након завршетка састанка. Проверите да ли постоје нетачности и преоптерећења. Ако их нађете, обратите се продајном контакту и менаџеру продаје како би могли бити исправљени у складу с тим.
Савети
-
Затражите физичку копију вашег групног животописа пре састанка да бисте га чували у вашим евиденцијама. Прегледајте обрасце за резиме узорка групе да бисте имали идеју о томе шта ће одељење за продају хотела требати унапред. Комуницирајте о свим већим промјенама које ће утицати на ваше присуство на састанку што је прије могуће.
