Ниједан подешени формат факса не одговара свакој ситуацији. Међутим, поштовањем неких општих смерница, прималац факса ће брзо пронаћи информације о факсу. Ове смернице ће такође обезбедити да прималац неће имати никаквих проблема када дође факс и да ћете избећи проблеме када га пошаљете.
Нека ваш факс буде испод 10 до 12 страница. Многе факс машине мале канцеларије не могу да обрађују превише страница одједном. Велики факсови такође повезују телефонске линије које се деле са факсом. Ако желите да пошаљете више од 10 до 12 страница, подијелите факс у више серија. Реците примаоцу да очекује од вас више од једног факса.
Подесите маргине странице или величину фонта како бисте лакше остварили мање страница. Међутим, запамтите да мање величине слова можда неће бити претерано лако читљиве, а мале маргине могу изгледати непрофесионално, као на резимеу. Користите бар фонт од 11 тачака.
Пишите факсове у формату пословног писма када је то могуће. Маргине треба да буду један инч на левој и десној страни и један и по инч на врху и дну, ако је могуће. Једнобојно слово, двоструки размак између пасуса. Укључите дателине на врху и адресне блокове за пошиљаоца и примаоца пре поздрављања. Блок адреса пошиљаоца иде прво.
Укључите насловну страницу са факсом. Насловна страница не мора да прати одређени формат изгледа, али треба да садржи информације о контакту пошиљаоца и примаоца, колико страница садржи факс и линију предмета у којој се наводи шта је факс. Додајте и неколико редова за било какве личне коментаре у вези са факсом. Информације за контакт могу да садрже имена појединаца и компанија, имена одељења, адресе, е-адресе и бројеве телефона. Пропратно писмо треба бити лако читљиво, тако да прималац може брзо пронаћи информације о њему.
Избегавајте слање факсова са графиком, ако је могуће. Они узимају превише времена за слање и примање, а троше много тинте. Такође, они се обично не појављују превише добро на факсовима због лошег квалитета штампања.
