Ако планирате да покренете бизнис, морате размислити о оснивању канцеларије за планирање и управљање тим пословима. Од компјутера до фотокопир апарата, модерне канцеларије захтевају неколико различитих типова опреме, намештаја и потрошног материјала за ефикасно функционисање. Канцеларијска опрема спада у неколико категорија, на основу њене функције у канцеларији.
Шта је канцеларијска опрема?
Термин “канцеларијска опрема” укључује било које дугорочно средство које се користи за обављање административних или канцеларијских послова. Дакле, категорија је врло широка. У ствари, често је лакше за рачуноводствене и пореске сврхе да размотре оно што је искључено из канцеларијске опреме. Посебно, канцеларијски материјал и канцеларијски намештај се обично категоризују и прате одвојено од канцеларијске опреме. Канцеларијски материјал обухвата материјале које иначе очекујете да ћете конзумирати и замењивати чешће. Примери укључују ставке као што су меморандум и друге канцеларијске материјале, визит карте и слично. Столови, столне столице, сједала за госте или клијенте, столови и остали намјештај укључени су у категорију уредског намјештаја.
Компјутерска опрема
Модерне канцеларије значајно улажу у компјутерску опрему, јер остаје повезан и интерно и са светом, што је обично критична потреба. Већини канцеларија ће требати више десктоп и лаптоп рачунара, као и штампачи за израду копија писама, споразума и других докумената. Канцеларије могу такође морати да претворе штампане копије докумената у дигиталне датотеке. За такве задатке потребни су скенери и каблови за повезивање уређаја са рачунаром. Такође могу бити потребни дигитални фотоапарати, пројектори за презентације и штампачи слика.
Комуникациона опрема
Пословне канцеларије у великој мери зависе од њихове способности да комуницирају са другим одељењима или локацијама у истом бизнису, као и са другим предузећима, клијентима и добављачима. Телефони такође помажу да се канцеларијски радници међусобно интерно повежу, што помаже да се повећа продуктивност тако што се скраћује време ходања за преношење брзих порука. Интероффице комуникације такође помажу у подстицању професионалног имиџа у канцеларији.
Док се факс машине мање користе у пословним канцеларијама него у прошлости, неке компаније и даље захтевају њихову употребу за пренос докумената на папиру који се не могу скенирати. Ово се чешће налази у канцеларијама које се баве сигурним, осетљивим или поверљивим документима, као што су адвокатске канцеларије и медицинске службе.
Ако једна канцеларија захтева значајну количину припреме докумената, посебно кореспонденцију, можда је паметно улагати у опрему за диктирање како би се административним помоћницима олакшало да обрађују и креирају копије писама и других диктираних докумената. Остале комуникационе опреме које би пословна канцеларија требале укључују бежичне телефоне, телефонске секретарице, Блуетоотх слушалице, мобилне уређаје или паметне телефоне, касетофон, опрему за снимање и приказивање видеа и телевизоре или мониторе за приказ.
Генерал Оффице Екуипмент
Остали уреди могу захтијевати и другу опрему. Ормари за архивирање су важни за чување копија докумената који се морају чувати у просторијама, било ради чувања или лаког сналажења. Из истог разлога, ватроотпорни сеф може обезбедити драгоцености и осетљиве оригиналне документе.
Неки делови опреме су толико свеприсутни да ће их скоро све канцеларије требати и редовно их користити. На пример, апарат за фотокопирање помаже канцеларијама да створе неопходне копије докумената које бизнис мора да створи за партнере и клијенте, као што су кореспонденција и договори или уговори. Уништавачи папира су такође неопходни да би се на сигуран начин правилно одложиле осетљиве, власничке или на други начин поверљиве информације.
Канцеларијама ће такође бити потребна друга општа опрема као што су поштанске услуге за обраду излазне поште, произвођач етикета за потребе складиштења и табле за планирање и стратешке сесије.
