Матрица дистрибуције докумената вам даје визуелну референцу да одредите како комуницирати са широким спектром људи. Ове матрице су корисне у пословању, школи и било којој другој организацији која комуницира путем штампаних или компјутерских докумената. Компјутеризовани алати за прорачунске табеле, као што су Екцел, Нумберс, 1-2-3 или Цалц, најбољи су алати за креирање матрице дистрибуције докумената, али можете користити било који софтвер који вам омогућава да креирате табеле. Ако је ваша организација мала, можда ћете моћи извући своју матрицу ручно.
Покрените нову радну свеску у програму за табеларне прорачуне или подесите нову табелу у програму за обраду текста. Програми за табеларне прорачуне могу да обрађују више података него табеле, па изаберите тај формат ако имате опцију.
Наведите све врсте докумената које користите за вашу организацију у горњем реду табеле, почевши од друге колоне. Типови докумената за општу матрицу могу да укључују календаре, записнике са састанака, извештаје о зарадама и специјалне билтене. Ако је ваша матрица за одређени пројекат, наведите појединачне документе везане за пројекат, а не категорије докумената. На примјер, матрица документа грађевинског пројекта може садржавати ставке као што су електрични цртежи, архитектонски цртежи, узвишења и копије одређених дозвола.
Наведите све чланове ваше фирме или организације на првој колони на левој страни табеле, почевши од другог реда. Раздвојите људе у категорије, ако је могуће. На пример, у малој пословној матрици, категорије могу бити "Менаџмент", са свим руководиоцима наведеним абецедним редом испод наслова категорије "Запослени" са онима који су наведени абецедно испод, "Клијенти" са онима који су наведени абецедно и "Маркетинг" са свим наведене спољне маркетиншке контакте.
Проверите редослед заглавља и колону да бисте били сигурни да су обе листе потпуне. Ако олакшате преглед матрице, додајте сенчење редовима категорије чланова тако да имате размак између типова људи који примају вашу документацију.
Обрадите свој први ступац документа, који ће бити Колона Б у већини програма за табеларне прорачуне, и ставите "е" у ћелију поред имена било које особе која треба да прими тај документ електронским путем. Ставите "п" у ћелију поред било које особе која треба да добије папирни примерак тог документа. Ако особа не треба да прими тај документ, оставите ћелију поред његовог имена празно. Ако су ваше потребе сложеније, измијените ознаку која одговара вашој организацији. На пример, можете да откуцате "2 копије на папиру" или "п-2" да бисте означили више копија. Све док сви у вашој организацији схвате нотацију, користите било који метод који вам одговара.
Поновите поступак за сваку колону, обрађујући листу како бисте означили папирне и електронске копије. Овим се завршава матрица дистрибуције докумената.
Креирајте хипервезе са вашег радног листа матрице дистрибуције докумената у базу података са контактима ако је могуће. Ово ће вам омогућити да кликнете на име у вашој матрици да бисте отворили контакт информације те особе како бисте лако могли послати електронске или папирне копије. Проверите датотеку "Помоћ" у програму за табеларне прорачуне да бисте сазнали како да то урадите.
Савети
-
Можете такође користити матрице за дистрибуцију докумената да бисте забележили где се чувају ваши документи. У том случају, наведите своје документе у првој колони и ваше локације за складиштење на врху, као што је "Веб сервер", "Кабинет за архивирање главне канцеларије 1", "Рачунар за пријем" и тако даље. Ставите "Кс" у ћелију у којој се редак назива документа и колоне локације складишта састају.
