Како написати папир за разговоре

Радови у говорним тачкама наводе кључне чињенице и идеје у вези са одређеном темом или догађајем. Користећи се опсежно у односима с јавношћу и комуникацијама, документи који говоре говоре помажу онима који су одговорни за говор у јавности да дају јасне, точне и досљедне информације. Документи за разговоре користе се како би се допрла до јавности како би се пружиле информације и како би се одговорило на јавне упите током кризе. "Говорећи једним гласом" користећи заједнички говорни лист, организација може повећати ефикасност свог комуникацијског програма.

Писање папира за говорне тачке

Пре него што почнете са радом на папиру за разговор, морате бити сигурни да имате тачне информације. Потражите оне који су највише укључени. На примјер, ако требате створити точке разговора у вези са проблемом буџета, говорећи директно са вишим руководиоцем са надзором буџета. Не ослањајте се на реч. Питајте свог извора детаљна питања и затражите да она покуша да не "окреће" или сугерира детаље. Побрините се да направите детаљне белешке.

Ваш папир за говорне тачке ће се састојати од низа тачака са сваким по једним или више реченица. Нема потребе за уводом или другим текстом. Наслов: "Информације за јавност". Не означавајте папир за говорне тачке "поверљивим". Ви не покушавате ништа да сакријете, а информације о документу који говори је за јавност.

Почните са чињеницама: ко, шта, где и када. Ставите се на место особе која нема сазнања о вашем послу или организацији, њеној историји или недавним активностима. Ваша прва тачка треба једноставно да изнесе чињенице ситуације. На пример: "Компанија Кс ће 1. јула смањити 30 процената своје домаће радне снаге у фабрикама у Орегону и Идаху." Ове основне информације су дате у тачкама за разговор, тако да они који достављају информације не случајно направе погрешну чињеницу, што доводи до забуне.

Следећих неколико метака треба да пружи детаљније информације о процесу или активности. Ако ваши говорни папири реагирају на негативан догађај, подијелите позитивне информације, али немојте покушавати да умањите негативност. Медији и јавност желе информације о детаљима. На пример: "Који је процес обавештавања радника када ће они бити укинути? Да ли ће бити отпремнине или преквалификације?" Покушајте да предвидите ова питања и да имате одговоре спремне. Запамтите, формулације које одаберете за сваку од ових тачака ће поново користити они који достављају вијести.

Коначне тачке на папиру за говорне тачке треба да се фокусирају на основну поруку коју желите да ваш говорник напусти. То може бити кључна чињеница, план или визија. На пример: "Ожалошћени смо проблемима за које знамо да ће се породице суочити као резултат ове одлуке, али се надају економском опоравку да ће то бити краткорочни резови". У сваком случају, немојте укључити у ваше говорне тачке папирне тачке које не желите да ваш гласноговорник изнесе. Разговори нису приватна документа и могу бити прочитани од стране медија.

Након што завршите са радом, разговарајте са онима који су укључени и са вишим руководиоцима у вашој организацији на преглед. Укључите било какве повратне информације и направите листу за дистрибуцију која укључује оне који ће вероватно бити замољени да говоре или да поделе информације са јавношћу. То може укључивати извршног или укљученог лидера, гласноговорника, других који су укључени у комуникацију у вашој организацији и особља са улогама које укључују јавност.