Коментарисање радног учинка запосленог може се обавити током годишње процјене рада, или се коментари могу дати током неформалних разговора са запосленим. Супервизори који оцјењују радни учинак запосленика требали би слиједити одређене протоколе и праксу компаније приликом давања повратних информација запосленима о њиховим нивоима успјешности. Коментари о радном учинку запосленика треба да буду урађени на рационалан, добро документован начин са довољно могућности да запослени обезбеди инпут.
Прегледајте досије особља запосленог. Ако спроводите годишњу оцјену рада и намјеравате дати коментаре у склопу састанка за оцјењивање, прегледајте колико је документације доступно за период евалуације. На пример, дисциплински и корективни подсетници, евиденција о присуству, евиденције рада, похвале и самопроцене запослених су материјали које треба да прегледате пре састанка са запосленим да бисте дали коментаре о учинку. Погледајте радни учинак запосленог у целини пре него што саставите коментаре за период процене током годишње процене.
Закажите време за састанак са запосленим о његовом учинку. Ако запослени није очекивао састанак са вама како би разговарали о перформансама, реците јој тачно шта је тема састанка и охрабрите је да донесе релевантне материјале и напомене о свом наступу. Подсјетите запосленика да ће састанак бити разговор - а не једнострани извјештај о њеном наступу без икаквих упута или повратних информација од стране запосленика.
Започните састанак на позитиван начин признавањем доприноса запосленог, његове квалификације и начина на који компанија вреднује своје вјештине и квалификације. Обезбедите коментаре и направите резервне копије коментара са документацијом. Држите се чињеница и личних запажања о питањима везаним за посао. Суздржите се од употребе оптужујућег тона када дајете конструктивне повратне информације и не ослањате се на информације из секундарног значаја, осим ако не постоји писана документација која би поткрепила запажања других. Ефикасно комуницирање са запосленим током овог састанка је од суштинског значаја. Ноло, пружалац правних информација за послодавце, даје савјете за давање повратних информација запосленима у свом водичу под насловом "Како провести евалуацију запосленика". У њему се каже: "Фокусирајте се на то колико добро (или лоше) радник обавља посао - а не на личне карактеристике или особине радника."
Прегледајте конкретне инциденте у којима сте приметили да запослени обавља своје дужности. Обезбедите уравнотежену повратну информацију - другим речима, не фокусирајте се на строго конструктивну или негативну повратну информацију, чак и ако је то била намера вашег разговора. Наведите примере учинка запослених који задовољавају очекивања компаније. Идентификујте области у које верујете да запослени показују одличне перформансе и забележите подручја у којима би могао да побољша свој учинак.
Документирајте свој разговор са запосленим. Ако је састанак кулминација оцјене рада, доставите запосленику копију документа за оцјењивање и затражите да га потпише. Ако је ово неформални састанак на којем пружате конструктивне повратне информације и сугестије за побољшање, ангажирајте запосленика у дијалогу о томе како побољшати њен рад. Питајте које тренинге и ресурсе треба да побољша и назначите када ћете с њом наставити да вам пруже потребне алате. Ако састанак треба да дискутује о перформансама које превазилазе очекивања компаније, реците запосленом да ћете резимирати ваше коментаре и ставити копију сажетка у њен досије особља, као и дати јој копију.
