Многе организације имају проблема, а да би написали меморандум о решавању проблема, треба да следите одређене кораке.. Пре него што можете написати белешку, потребне су вам све информације које се односе на проблем, као и појединци који су укључени. Понекад је решавање проблема ствар побољшања комуникације.
Утврдите или дефинишите проблем. Ваша белешка треба да почне са изјавом проблема. Ово је кратак резиме проблема. Побрините се да ове информације ставите на најједноставнији могући начин како би сви укључени схватили проблем.
Откријте могуће узроке проблема. Ваш акциони план може бити усмерен ка елиминисању узрока.
Напишите ко је и шта погођен проблемом. Наведите све погођене особе и одјеле и објасните како. На пример, неадекватан компјутерски систем ће утицати на службу за кориснике, јер неће моћи да прихвати позиве тако брзо. То може смањити профитабилност компаније јер лоша корисничка услуга може изазвати губитак тржишног удјела.
Направите листу могућих решења проблема. Једно рјешење може бити потпуна надоградња компјутерског система. Још једно могуће решење је да се запосли више представника служби за кориснике који ће се бавити вишком позива због лошег система. Запишите онолико рјешења проблема колико можете да смислите.
Препоручите најбоље могуће рјешење. Објасните зашто је метода коју сте одабрали најбоља. Одредите ко ће помоћи у његовој имплементацији. Ваша препорука треба да укључи трошкове који ће настати. Побрините се да рјешење има вријеме почетка и завршетка. Наведите појединце или одјеле који ће судјеловати у рјешењу.
