Састанци се могу заморити без одговарајућег планирања, чак и са јасном сврхом и одговарајућим учесницима. Коришћење агенде за планирање састанка може помоћи скупу да ради глатко и ефикасно рјешава кључна питања или теме. Планирање унапријед даје онима који присуствују састанку знање о томе шта могу очекивати, вријеме за припрему и даје ред у којем ће се ствари расправљати. Други разлог због којег су програми популарни је то што штеде све време.
Шта је програм?
Једноставно речено, дневни ред је листа или план. Ова листа укључује теме и проблеме или питања о којима ће се расправљати током састанка. Постоје различити формати дневног реда; сврха и врста састанка ће одредити који ће се дневни ред користити. Типови агенди које се обично користе укључују неформални, формални, приоритетни и временски одређени. Упознавање са сваким форматом дневног реда омогућиће вам да ефикасно изаберете одговарајући тип за ваше потребе.
Неформално и формално
Неформални програм у основи се односи на неформалну листу ставки о којима ће се расправљати током састанка и често се збраја у последњем тренутку. Формални дневни ред више прати формат. Овај формат укључује тип састанка, наводи водитеља састанка и наводи све присутне. Дневни ред слиједи одређени редослијед: позив на наруџбу, позив на позив, записник са задњег састанка, отворена питања, нови посао и одгода.
Приоритизед анд Тимед
Приоритетне агенде прате систем приоритета. Ставкама се даје ред према уоченој важности за групу. Теме се затим дискутују у овом редоследу. Временски планови се односе на коришћење временског рока за састанак - обично се одређује временски чувар који помаже да се задржи на задатку. У овом формату, дневни ред би био постављен у временским интервалима. На пример, 9: 30-9: 35: дружење / загревање, 9: 35-9: 40: сврха прегледа и жељени исход, 9: 40-9: 50: прегледајте минуте са последњег састанка.
Суштина
Не устручавајте се да тражите допринос од других учесника приликом израде дневног реда. Учесници могу пружити вриједне увиде о томе које теме или питања треба расправљати. Имати одговарајуће учеснике је кључ за добро планиран и успјешан састанак. Сви програми треба да садрже сврху састанка; имати јасне жељене резултате; класификовати теме дневног реда као размену информација или обраду информација; и завршити са завршном темом и дискусијом о наредним корацима.
