Преалерти за пошиљке су обавештења која се дају купцима робе да би се знало да је пошиљка на путу. Ови преалерти се првенствено користе за прекоморске бродове, мада их и многе друге компаније са само домаћим операцијама могу користити. Преалерт пошиљке се често шаље факсом или е-маилом клијенту који прима робу неколико дана прије очекиваног датума доласка. Ово обавештење омогућава клијенту да се припреми за долазак.
Разумети сврху предалертирања пошиљке. Многе компаније шаљу преалерт из љубазности клијенту. Клијент је информисан о детаљима испоруке очекиваних пошиљки. Ако сте компанија која испоручује робу, дајте својим клијентима такву обавијест.
Одредите начин слања обавештења. Најчешћи метод који се користи за слање обавештења о предалету пошиљке је путем е-поште.
Титле тхе нотице. Укључите наслов „Преалерт пошиљке“ на врх обавештења. Ако шаљете обавештење путем е-маила, напишите га такође у линију предмета. Укључите кратку изјаву која каже клијенту да ово служи као обавештење да је наручена роба на путу.
Наведите детаље налога. У предалету о пошиљци треба навести неколико кључних информација. Требало би јасно навести име ваше компаније како би се одмах обавијестио купца о томе тко шаље ову обавијест. Укључите тип начина транспорта који се користи, број за праћење и очекивани датум доласка.
Укључите све информације о царињењу. Када се роба отпрема у иностранство, потребно је неколико важних докумената за завршетак. Ове обрасце обично испоручује пошиљалац и превозник робе. Царински документи осигуравају да се роба може царинити. Предалерт о пошиљци укључује ову информацију да би се купцу показали да су испуњени одговарајући обрасци. Ако ови обрасци нису правилно испуњени, може доћи до проблема са пошиљком.
Приложите друге важне документе. Са предалертом о пошиљци, многе компаније често прилажу одређене документе, који могу укључивати теретницу, комерцијалну фактуру, листу за паковање или листу безбедности материјала, која се назива МСДС.
Укључите ваше контакт информације. Ово је један од најважнијих детаља који садржи предалерт о пошиљци. Ово се првенствено састоји од телефонског броја којег корисник може назвати ако се појаве питања, недоумице или проблеми.
