Системи за архивирање медицинских записа омогућавају добављачима да сигурно чувају информације и ефикасно их преузимају. Системи архивирања такође штите податке који се могу идентификовати. Тип здравственог информационог система који давалац услуга често користи зависи од типа објекта, његове величине, броја пацијената које третира и обима записа које чува. Мање установе које пружају специјализовану негу за мање пацијената могу изабрати папирну евиденцију, док веће организације са више одјела и локација могу користити електронске записе. Неки пружаоци здравствене заштите користе хибрид папира и електронских система архивирања медицинских записа.
Медицинска документација: Добра за пацијента и провајдера
Медицинска документација подржава квалитетну негу пацијената и помаже да се осигура да они који пружају његу буду плаћени на одговарајући начин. Документирајући симптоме, дијагнозе и третмане, пружаоци услуга могу да користе медицинску историју како би помогли пацијентима да остану здрави и брже се опораве од болести. Они такође могу бити плаћени брже јер осигуравајућа друштва често захтијевају доказ квалитетне заштите.
Стандарди преносивости и одговорности здравственог осигурања (ХИПАА) помажу у заштити ваше приватности пружањем смјерница о томе шта, када и како се информације о вашој скрби могу дијелити. Сви здравствени радници су обавезни да се придржавају ових стандарда, без обзира на врсту система архивирања који користе. Да би подијелили одређене информације, они морају добити вашу писмену сагласност и потписани образац за издавање. На примјер, ваш сусјед сусједа не може назвати свог лијечника и сазнати да ли сте пацијент, а камоли зашто сте видјели лијечника. Чак и вашем супругу је потребан потписан образац за ослобађање да би могао да разговара са вашим лекаром. Осигуравајућа друштва имају приступ ограниченим информацијама, као што су кодови наплате осигурања, али нису упознати са било којим другим детаљима о вашој скрби.
Системи папира: Организовани по абецеди или нумерички
Системи архивирања за папирне медицинске записе заузимају пуно простора. Полица, ормари и фиоке са бојама кодирани су уобичајено.
Ове врсте система варирају у зависности од количине доступних линеарних инча за чување записа и како су записи организовани. Записи се обично организују по абецедном реду или нумерички.
Нумерички системи архивирања обухватају следеће.
- Право, или узастопно, подношењеМедицинска документација се подноси у хронолошком редоследу по броју пацијената (тј. Датум у запису о датуму и мјесецу).
- Подношење завршних цифара: Познат и као систем обрнутог нумеричког попуњавања, ово је супротно од правог нумеричког у томе што су записи разврстани по последњој цифри (тј. Години у запису датума-месеца-године).
Папирни папири се обично складиште иза закључаних врата и закључаних фиока. Радници у канцеларији прате захтеве за евиденцијама и локацију записа, као што је систем за цхецк-оут који захтева да неко потпише запис. Само надзорници могу приступити евиденцији након радног времена, по потреби.
Систем електронског архивирања: лакше за дељење
Електронски медицински картон је дигитална верзија папирне карте која садржи историју пацијента у једној пракси. Пружалац користи ЕМР да идентификује пацијенте за превентивне посете и скрининге, прати здравље пацијената, прати податке и побољшава квалитет неге.
Са ЕМР, корисник може приступити само одређеним информацијама које су потребне из записа. На пример, ако корисник не мора да види историју пуног пацијента, систем дозвољава приступ само информацијама које су им потребне за обављање посла. ЕМР системи користе сигурносне мјере да спријече неовлаштене кориснике у приступу заштићеним здравственим информацијама, попут повијести болести. Ово помаже да се осигура испуњење ХИПАА стандарда, уз истовремено омогућавање лакшег приступа одобреним странама.
Робусни електронски здравствени записи укључују и административне податке и податке о наплати. ЕМР-и се могу дијелити између пракси како би се побољшао квалитет скрби, али дијељење записа између пружалаца услуга и објеката и даље мора бити обављено у складу са ХИПАА прописима. Велики произвођачи софтвера као што су Цернер, Епиц, МцКессон и Медитецх пружају системе за архивирање који корисницима омогућавају приступ информацијама за појединачне пацијенте тако што их траже по имену. Системи електронског архивирања такође дозвољавају корисницима да прегледају информације за групе пацијената, као што су тражење заједничких демографских података или медицинских историја, тако да могу да побољшају здравље заједница - на пример, идентификовањем ко је дужан да се спроведе вакцинација.
Хибридни системи: комбиновање електронских и папирних записа
Неке медицинске праксе користе електронске записе и папирне записе. Они могу штампати дигиталне информације, скенирати папирне записе и приступити информацијама из било којег типа система, тако да су њихови електронски и папирни системи компатибилни.
На пример, неке праксе које користе ЕМР ажурирају своје датотеке скенирањем папирних информација. Или ће штампати информације из електронског записа, тако да их пружалац неге може имати на папиру када третира пацијента.
Политике и процедуре установе треба да одреде који ће делови документа бити на папиру и који ће се делови складиштити електронски. Сви нови записи се подносе у одговарајућем формату. Ако је део записа заснован на папиру, он треба да упућује на локацију електронског дела.
