Виртуални асистенти раде као независни извођачи који нуде службенике и разне услуге сличне службеним секретарима, административним помоћницима и службеницима. Углавном раде из кућне канцеларије опремљене факсом, рачунаром, столом, штампачем и приступом интернету. Типови софтвера који су потребни виртуалним асистентима зависе од њихове индустрије. Сви виртуални асистенти користе општи сет софтвера за пружање услуга и управљање пословањем.
Десктоп Публисхинг
Софтвер за десктоп издаваштво укључује обраду текста, презентацију, прорачунску таблицу и софтвер за базе података. Виртуални асистенти који раде у маркетиншкој индустрији захтијевају издавачке програме за израду флајера, веб страница, разгледница, позивница и различитих врста публикација. Остали захтеви укључују додатак који је укључен у софтвер за обраду текста, провјеру правописа и граматике, тезаурус, рјечник и преводиоце језика.
Трансцриптион
Транскрипција се састоји од снимања и писања диктата; Програми за транскрипцију олакшавају репродукцију снимљене комуникације. Виртуални асистент може зауставити, покренути, премотати и паузирати снимање. Снимљени транскрипт можете послати путем е-поште као што је или као компримирана датотека. Од 2011. године, уобичајени формати укључују МП3 и ВМВ. Неколико програма за снимање је компатибилно са различитим форматима.
Књиговодство
Управљање пословима виртуалног асистента захтијева софтвер за књиговодство и наплату. Виртуални асистенти који се специјализују за књиговође треба да користе свеобухватни систем књиговодства. Ови асистенти могу креирати фактуре, понуде и предлоге; евиденција плаћања; и праћење радног времена са једним програмом или са различитим програмима за издаваштво.
Комуникација
Комуникациони софтвер је још једна потреба за виртуалним асистентима. Доступан је софтвер за факс и е-пошту који нуди персонализацију и готове шаблоне. Виртуални асистенти могу одабрати да креирају предложак који одговара њиховом пословном имиџу. Коришћење Интернет телефонских услуга ће смањити трошкове телефонских рачуна на даљину и месецно. Коришћење е-поште и факс програма на Интернету захтева добру интернет везу.
