Запослени у рачуноводству раде много папирологије и без система архивирања, уред може брзо постати неред. Уобичајено је да рачуноводствени одјели имају многе ормаре за архивирање, укључујући закључане, како би се заштитили платни спискови и друге повјерљиве информације. Приступ финансијским документима и подацима треба да буде ограничен - канцеларије не би требало да се налазе у јавним просторима. Имплементација система архивирања у рачуноводственом уреду представља одређене изазове, али се може успјешно обавити и повећати ефикасност одјела.
Подесите две врсте датотека. Један ормар за архивирање или фиока је за дневне фајлове, који се обично складиште након краја године. Ове датотеке укључују већину ваших ставки о трошковима и приходима. Други тип датотека се односи на складиштење трајних или дугорочних ставки које треба приступити током времена. Примери би били документи за политике и процедуре, уговоре, основна средства, полисе осигурања и другу документацију која се не може одвести након краја године.
Датотека документације по типу. Трошкови се евидентирају одвојено од платног списка и других области рачуноводства. Не мешајте и не одговарајте. Ако одређене трансакције припадају више од једне области, као што су трошкови и основна средства, направите копије папира и ставите документацију у оба документа. Трошкови се могу поднети по абецедном реду, по називима добављача, док се датотеке фиксне имовине могу класификовати по датумима куповине. У зависности од вашег посла, резерва за приход се подноси по датуму пријема или датуму депозита како би се олакшало касније усклађивање банака.
Користите различите боје са својим датотекама. На пример, можете да поднесете све своје трошкове у црвене фасцикле, доходак у зеленом и уговоре у жутим фасциклама. Ако тражите ставку прихода, идите право на зелене фасцикле, штедећи време и енергију. Ако видите да црвени фајл лежи около, можете га преместити у исправан ормар за архивирање без проблема или кашњења. Координација боја олакшава снимање.
Савети
-
Успоставите врућу датотеку у коју стављате ствари које требају вашу тренутну пажњу и држите их на столу.
