Професионалцима је од користи да имају снажно знање о пословном писању, посебно ако су у административној позицији. Када вас шеф пита да напишете нешто у пословном облику, као што је меморандум, морате знати исправан начин да то урадите. У супротном, нећете имати утицај који желите на примаоце. Овај сценарио можете избећи тако што ћете знати како да напишете белешку у стандардном пословном формату.
Направите меморандум који укључује све секције стандарда, које укључују наслов, сврху, дискусију и затварање, савјетује Ходу.цом. Сажетак је изборни одјељак.
Поставите наслов меморије. Све белешке ће имати стандардни наслов који укључује четири реда које ће бити означене са "До", "Фром", "Дате" и "Субјецт".
Попуните наслов меморандума. Након “То”, упишите коме се дистрибуира писмо, као што је одређена особа, група људи или одељење. Након „Од“, поставите или своје име или име особе за коју пишете писмо, као што је ваш шеф. Укуцајте датум дистрибуције после речи "Датум". Укључите неколико речи које сумирају сврху поруке у линији "Предмет".
Откуцајте кратак параграф који објашњава сврху белешке у неколико реченица. Меморандум може бити из информативних разлога, да објасни проблем или затражи одређену радњу од прималаца.
У следећих неколико параграфа детаљно расправите сврху меморандума. Немојте давати непотребне информације или се понављати, али понудите довољно детаља како би сви примаоци разумјели разлог за допис и његов значај.
Напишите радњу, ако постоји, коју примаоци морају узети у завршном параграфу. Објасните шта треба урадити и како то учинити.
Додајте резиме на крај своје белешке, ако је дужи од једне странице или садржи веома детаљне, сложене информације. Ово ће вам помоћи да разјасните сврху ваше белешке и да дате примаоцима референцу да се осврну на претходну верзију без потребе да поново читате читаву белешку. Укључите све своје кључне тачке, као и све радње које треба предузети, у секцији сажетака.
