Документација запослених је важна из неколико разлога. Документација оправдава радње за запошљавање, од запошљавања и избора до оставке, пензионисања или престанка. Обука и развој и компензације и бенефиције су такође дио документације запосленика. Одржавање тачне и потпуне документације подржава циљеве људских ресурса, као што су планирање сукцесије и промовисање изнутра. Документација запослених, када се припрема пажљиво, поверљиво и према политикама компаније, представља окосницу одељења за људске ресурсе.
Регрутације и селекције
Чак и ако ваш процес запошљавања и одабира започиње са подношењем онлине пријаве путем система за праћење подносиоца захтјева, документација је и даље важна компонента процеса запошљавања. У најмању руку, процес запошљавања укључује прелиминарне телефонске пројекције, интервјуе лицем у лице и евалуације анкетара. Документација је од суштинског значаја за овај процес - вођење бележака током личних интервјуа је практично захтев да се помогне доношењу мудре одлуке о запошљавању. Осим тога, ако желите да прослиједите квалификације кандидата другом менаџеру за запошљавање, помаже вам да подијелите ваше биљешке с интервјуа. Белешке о интервјуима садрже ваше личне процене и мишљења. Према томе, осим ако напомене из процеса регрутације и интервјуа не садрже резултате теста или преформулишу одређене чињенице о кандидатовом скупу вјештина, ова врста документације обично не постаје дио досијеа особља. Важно је да документација запослених такође поткрепљује квалификованост за запошљавање.
Обука и развој запослених
Документовање учинка запослених је важно за одржавање задовољства послом, продуктивности и ангажовања. Ваш систем управљања учинком укључује бројне компоненте, као што су описи послова, неформалне повратне информације, обука, дисциплинске мјере и годишње оцјене рада. Све ове компоненте захтевају документацију за ваш систем управљања перформансама да би остали на правом путу. Недостатак документације је близу недостатка комуникације у овој области. Запослени зависе од повратних информација како би мотивисали и подигли морал запослених. Без документације, запосленима недостају средства потребна за испуњавање очекивања послодавца.
Надокнаде и бенефиције
Документација запослених је битан елемент ваше компензације и структуре накнада. Без ове врсте документације немогуће је пратити плате запослених, повећати заслуге, бонусе на крају године и обавезне и добровољне одбитке. Документација такође одржава статус бенефиција запослених, као што су опције здравствене заштите, зависне услуге и флексибилни рачуни потрошње. Одељење за обрачун зарада бележи већи део документације запослених у овој области; међутим, ваш службеник за приватност има ексклузиван приступ свим медицинским документима како би сачувао поверљиву природу информација о запосленима.
Емплоимент Енд
Када се заврши радни стаж запосленог у компанији, документација је изузетно важна. Без обзира на разлог, морате припремити и поднијети документацију која документира ову акцију запошљавања. Ако прекинете радни однос, документација ће оправдати вашу одлуку. Отпуштање запослених у вези са лошим резултатима, кршењем правила или грубим недоличним понашањем захтевају документацију у прилог присилног раскида. Ако запослени одлучи да поднесе жалбу због незаконитог отпуштања, документација може заштитити имовину ваше компаније ако жалба ескалира у судски спор. Ако се запослени повуче или поднесе оставку, потребна је документација за наставак здравствених и доходовних накнада.
