"СОКС контролне активности" је термин који се користи за описивање дијела прописа прописаних Законом Сарбанес-Оклеи. Сарбанес-Оклеи је настао из рачуноводствених злоупотреба неких великих корпорација. Према закону, од корпорација се захтева да доведу спољне ревизоре који немају рачуноводствене или друге пословне везе са компанијом. Ревизори састављају план како би интерни ревизори компаније остали у складу са прописима СОКС-а. Овај план мора бити усаглашен са извршним директором и рачуноводственим особљем. Непоштовање ових прописа може резултирати новчаном казном и / или затворском казном за извршно особље.
Објасните менаџменту и кључним запосленицима сврху писања активности контроле. Контролне активности се дешавају на свим нивоима компаније. Они укључују овлашћења, верификације, усаглашавања, прегледе учинка, сигурност средстава и подјелу дужности. Унутрашње контроле осигуравају да лажна активност или лажно извјештавање не пронађу свој пут у финансијске извјештаје компаније.
Комуницирати одговорности менаџмента у раду са активностима интерне контроле. Извршни директор је одговоран за потврђивање тачности финансијских извјештаја на крају године под казном затвора ако изјаве нису тачне. Ово је Одељак 404 Закона о СОКС, а неки се односе на процес ревизије као "404". Као такав, ЦЕО мора имати јасно разумијевање планова и циљева компаније и бити у стању пратити достигнућа компаније у односу на наведене циљеве.
Успоставити јасне смјернице за обраду информација. Једна од уобичајених проблема у вођењу тачних финансијских података је евидентирање података. На пример, подаци о трошковима запослених са рачунима трошкова су достављени на папиру, да би се пренели на рачунар. Укупни износи из поднесака морају одговарати укупним износима унесеним у базу података компаније. Ревизија ће упоредити појединачне трансакције како би се откриле недоследности или грешке. Успоставити политику која ће осигурати тачност у преношењу ових података из једног извора у други.
Размислите о имовини коју ваша компанија има и која је најрањивија на губитак. Новац, инвентар, возила или машине се лако украду и пребаце неком другом. Напишите јасна правила за руковање новцем за благајнике и друге запослене који имају приступ готовини. За готовину на руци, узмите дневни број на почетку дана како бисте потврдили укупне укупне износе из претходне ноћи. Поново извршите рачунање ноћу да бисте проверили укупне укупне дневне износе и обезбедили оквир за верификацију укупне дневне продаје.
Спровести месечни број инвентара, или у случају већих продавница или бизниса, квартално бројати и применити мере безбедности да спречи запослене и клијенте да изађу са инвентаром или имовином.
Подијелите дужности. Укључите употребу уређаја за унутрашњу контролу познате као "одвајање дужности" у писаном облику. Обезбедите да постоји раздвајање између особе која наручује инвентар и онога ко га броји. Такође успоставите раздвајање између особе која пише чекове и особе која потписује чекове. Постојање великог броја људи укључених у овај процес смањује могућност да појединац краде.
Разликујте ниво ауторитета сваког члана организације компаније. Наведите ауторитет сваког запосленог и службеника компаније. Само руководиоци на извршном нивоу треба да имају овлашћење да преузму ресурсе компаније и да управљају овим врстама трансакција. Комуницирајте ове нивое и запосленима и менаџменту. На пример, нека неко у управи - а не други запослени - проверава извештај о путним трошковима. Налог за инвентар треба попунити особа на руководећем нивоу, где ће инвентар пребројати запослени.
Захтевати чување и чување писаних евиденција, рачуна и рачуна који ће се користити за проверу оних који су унети у рачунар. У писању треба нагласити важност изворне документације као приоритет. Ревизија ће морати да користи ове записе да би упоредила укупне износе. Ако не постоји провјера трошкова или трансакција из изворног документа, провјерите износе тако што ћете контактирати добављаче да су ти документи изворно дошли.
Одштампајте копију ових интерних контрола за руководство и запослене. Политике и директиве и сва документација морају се управљати и одржавати. Спољни ревизори који изводе СОКС ревизију ће користити ове документе како би препоручили промјене у строжијим методама интерне контроле.
