Посао планера састанака може бити застрашујући с обзиром на број детаља везаних за планирање и постављање конференције говорника, али ако уживате у изазову мултитаскинга и познати сте као мајстор у жонглирању детаља, бићете добро припремљени за посао.
Ставке које су вам потребне
-
Главна контролна листа
-
Уговори говорника
-
Венуе
-
Хитни резервни план
Започните планирање конференције говорника најмање годину дана унапријед - више ако људи које намјеравате представити као гостујући предавачи су истакнути мушкарци и жене чији календари испуњавају године унапријед. Направите главну контролну листу која детаљно описује сваки задатак који се мора обавити како би говорници били доведени на конференцију и залихе, опрему и одредбе које се морају добити да би се организовао догађај.
Резервишите место одржавања конференције на лако доступној локацији, која се налази у близини аеродрома, јавног превоза, хотела, ресторана и других садржаја, а особље на овим местима је обучено да одржава конференцијске групе 24/7. Замолите свог адвоката да састави стандардни уговор о говору тако да имате законски обавезујући споразум са сваким говорником да се појави и учествује у догађају.
Радите на дневном реду конференције, тако да су говорници заказани намерно. Доделите најдинамичније звучнике за обраду кључних и коначних слотова тако да су учесници узбуђени примедбама првог и инспирисани речима последњег. Упознајте говорнике са својим временским ограничењима и импресионирајте их важности остављања времена за питања на терену.
Наручите потрошни материјал, табеле за регистрацију, договорите закуп опреме, сигнализацију, значке и систем кредитне картице / благајне за оне који нису купили авионске карте. Пошаљите потврдни распоред говорницима конференције неколико мјесеци прије датума како би се судионицима омогућило довољно времена за израду планова пријевоза. Проверите одговорности ваше организације, нпр. Надокнаде за авионске карте, пре-закупљене смештајне јединице или ограничења потрошње по дану, и побрините се да говорници добију листу друштвених догађаја на које су позвани као део своје посете.
Замислите резервни план који покрива катастрофалне могућности: смрт или повреду говорника или промену места у последњем тренутку. Доделите волонтерима да буду домаћини сваког говорника и резервишите лимузину или такси службе да бисте возили звучнике ако превоз није међу одговорностима домаћина. Завршите задње задње задатке као што су наручивање грицкалица и случајева воде за звучнике.
Мустрирајте своју издржљивост за посљедње предконференцијске дане - ако нестане аудио-визуалних помагала, мијешају се хотелске собе и авиони се одгађају, то је вријеме када ствари измичу контроли. Држите своју памет о себи и ослоните се на вашу главну контролну листу. Када једном напишете постконференцијске захвалнице говорницима, учините себи услугу и проведите одмор. Заслужио си то.
